Miksi ajanhallintataidot ovat tärkeitä?
”Mitä merkitystä ajanhallinnalla on? Jotkut asiat tulevat takuulla tehtyä ja toiset asiat jäävät tekemättä, jos minulla ei ole aikaa. Minun ei voida odottaa tekevän kaikkea, jos minulle annetaan näin paljon tehtävää.”
Et ehkä aina saa kaikkea tehtyä, mutta sinulla on mahdollisuus saada mahdollisimman paljon tehtyä. Aika on yksi niistä resursseista, joita voi oppia käyttämään tehokkaammin, kun työkokemus karttuu ja avuksi otetaan teknologia.
7 Käyttäytymisperusteiset ajanhallintatekniikat ja niiden käyttäminen
Pienillä päätöksillä ja tottumuksilla voi olla tehokkaan ajanhallinnan kannalta suuri merkitys. Vaikka uusien käyttäytymistapojen ja tottumusten luominen voi vaatia muutaman viikon ajan henkistä ponnistelua, niistä on iloa ja hyötyä koko loppuelämän.
1. Kohdista huomiosi tuleviin tavoitteisiisi
Kun sinulla on selkeä käsitys siitä, mihin haluaisit elämäsi kulkevan, ei ole vaikeaa löytää ajanhallintatehtäviä, jotka auttavat sinua tällä matkalla.
2. Opettele sanomaan useammin ”ei”
Jos sanot "ei" tarpeeksi monille ihmisille tarpeeksi monta kertaa, omat rajasi alkavat hahmottua. Niin kauan kuin nämä rajat eivät estä sinua tekemästä omaa työtäsi tai muita tekemästä omaa työtään, ne luovat sinulle liikkumavaraa. Jos taas sanot "kyllä" kaikille, joudut jakamaan aikaasi joka suuntaan.
3. Minimoi häiriötekijät zen-mestarin tavoin
Häiriötekijät voivat horjuttaa ajankäyttöäsi kahdella tavalla: ensinnäkin ne vievät huomiosi meneillään olevasta tehtävästä, ja sen jälkeen tarvitset aikaa saadaksesi keskeytyneen tehtävän uudelleen sujumaan.
4. Ole tilivelvollinen itsellesi (ja vain itsellesi)
Ajanhallinnan avain on omien tarpeiden asettaminen etusijalle. Kun alat ajatella muita, tilanne mutkistuu, koska et voi mitenkään ymmärtää heidän prioriteettejaan yhtä hyvin kuin ymmärrät omia prioriteettejasi.
5. Käsittele stressiä sinulle sopivalla tavalla
Aina kun luet mielenterveyteen liittyviä neuvoja, sinun on tarkasteltava niitä oman elämäsi näkökulmasta. Stressin käsittelyä koskevat neuvot, jotka toimivat yhdelle henkilölle, eivät välttämättä toimi toiselle. Stressi voi häiritä ajanhallintaa, mutta huolien huomiotta jättäminen voi pahentaa tilannetta entisestään.
6. Harjoita itsetutkistelua, jotta tiedät milloin on aika muutokselle
Järjestelmällisyys ja ajanhallintarutiinit ovat hyvä asia, mutta olosuhteiden muuttuessa sinun on tiedettävä, milloin rutiineja on muutettava. Jos huomaat väsyväsi, pysähdy miettimään, mistä se johtuu.
7. Ole joustava, jos parempia ratkaisuja on saatavilla
Vaikka ajankäytön hallinta on suurelta osin rutiinien kehittämistä ja niiden noudattamista, avain pysyvään menestykseen on se, että voit joustavasti muuttaa joitakin rutiinin osia, jotka eivät enää tuota tulosta.
7 Organisatoriset ajanhallintataidot ja niiden esimerkkejä ansioluetteloon
Edellä mainitut ajanhallintataidot ovat suurimmaksi osaksi käyttäytymiseen liittyviä taitoja ja näin ollen vaikeammin mitattavissa, mutta on olemassa myös ajanhallintataitoja, jotka ovat luonteeltaan organisatorisia ja näin ollen helpommin mitattavissa.
1. Varmista, että prioriteettisi hyödyttävät sinua ja muita
Energian ja aivokapasiteetin käyttäminen tärkeimpiin tehtäviin on menestyneimpien ihmisten tunnusmerkki. Tarkastele, miten käytät aikaasi ja mitkä toiminnot edistävät tavoitteidesi saavuttamista. Karsi sen jälkeen kaikki asiat, joilla ei ole merkitystä. Keskity tekemään sitä, mikä on tärkeintä.
2. Delegoi tehtäviä, jotka auttavat kehittämään muita
On helppoa jakaa tehtäviä muille, mutta sen sijaan, että mietit, kuka osaa suorittaa tehtävän, kannattaa miettiä, kuka hyötyisi tehtävän suorittamisesta, sillä näin saat muut helpommin innostumaan delegoimistasi tehtävistä. Kaikki haluavat kehittyä, joten kannattaa antaa heille tehtäviä, jotka auttavat heitä eteenpäin.
3. Suunnittele ja mittaa ajankäyttöäsi realistisesti
Se, miten suunnittelet ajankäyttöäsi ja mittaat työaikasi tehokkuutta, vaikuttaa suuresti työtehoosi. Toki oikea asenne auttaa, mutta jos suunnitelmasi on puutteellinen, ei asenteesta ole juuri apua. Jos tehtävän suorittaminen vie liikaa aikaa, tingi laadusta tai delegoi tehtävä muille.
4. Optimoi työvirrat tiimin sisällä
On usein vaikea hahmottaa, miten tiimi toimii yhteen, ja varmistaa, että kaikki yksittäiset työskentelytyylit sopivat toisiinsa. Jos tiimin jäsenillä on erilaisia käsityksiä ajanhallinnasta, kannattaa tarkastella työvirran toimivuutta ja tehdä tarvittaessa muutoksia sen sujuvoittamiseksi. Tiimi, joka työskentelee samaan suuntaan ja samaan tahtiin, saa paljon aikaan. Tämä on erityisen tärkeää projektipäälliköille.
5. Viestitä oikeaan aikaan ja oikealla tavalla
Vahvat kirjalliset ja suulliset viestintätaidot auttavat selittämään aikataulusi ja odotuksesi muille. Jos tarvitset heidän tukeaan, he tietävät, missä mennään. Vastaavasti, jos joku on esteenä jonkin asian toteuttamiselle, siitä on hyvä kertoa hyvissä ajoin ja ystävälliseen sävyyn, jotta tukos saadaan purkautumaan nopeasti.
6. Aikatauluta samankaltaisia tehtäviä sopiviksi kokonaisuuksiksi
Tehtävien ryhmittely on auttaa keskittymään tekeillä olevaan tehtävään ilman, että ajatukset harhailevat muualle. Jos sinun on esimerkiksi tehtävät kuukauden suoritusarvioinnit, niiden tekemiseen kannattaa varata esimerkiksi yksi aamupäivä tai yksi työpäivä. Mikään ei ole pahempaa kuin tuhlata kymmenen tai viisitoista minuuttia tehtävien välillä, koska kestää niin kauan päästä sisään seuraavaan tehtävään.
7. Vältä monisuorittamista mahdollisuuksien mukaan
Saattaa tuntua houkuttelevalta tehdä useita asioita samaan aikaan, mutta tulevatko ne kaikki silloin tehdyksi mahdollisimman hyvin? Jos joudut tekemään jotain uudelleen, koska teit sen huolimattomasti, tehtävään kuluu entistä enemmän aikaa. Tee yksi asia valmiiksi, ennen kuin aloitat toista. Tulet hämmästymään, miten paljon saat aikaan.
Piditkö tästä sisällöstä? Käy CV-esimerkkisivullamme ja luo itsellesi paras CV.
