Ongelmanratkaisu on olennainen osa työelämää ja arkipäivää. Olet varmasti huomannut, että työpaikkailmoituksissa lukee usein ”Toivomme hakijalta ongelmanratkaisutaitoja” tai ”Hakijan on pystyttävä ratkaisemaan kompleksisia ongelmia”. Ongelmanratkaisutaito ei kuitenkaan ole vain yksi taito, vaan pikemminkin joukko joustavia taitoja. Mitä siis ovat ongelmanratkaisutaidot? Jaetaan ne osiin – aivan kuin sinä teet ratkaistessasi ongelmaa!
Tässä blogissa käsittelemme seuraavia aiheita:
- Ongelmanratkaisun määritelmä
- Ongelmanratkaisun 7 vaihetta
- Mitä ovat ongelmanratkaisutaidot?
- Ongelmanratkaisutaitojen esittäminen ansioluettelossa
Ongelmanratkaisun määritelmä
Maailman talousfoorumi (World Economic Forum) analysoi raportissaan tulevaisuuden työllisyys- ja osaamisnäkymiä. Raportin mukaan työelämän tärkeimmät taidot voidaan jaotella neljään ryhmään: ongelmanratkaisutaidot, itsensä johtamisen taito, teknologiataidot ja sosiaaliset taidot. Tässä blogissa perehdymme tarkemmin ongelmanratkaisutaitoihin ja niiden esittämiseen ansioluettelossa.
Ongelmanratkaisu on teko, tai pikemminkin monta tekoa, jotka yhdessä muodostavat prosessin, jossa käytät analyyttistä ja luovaa ajatteluasi esteen poistamiseksi tai jonkin asian muuttamiseksi tai parantamiseksi.
Työelämässä erilaiset esteet estävät sinua, tiimiä tai yritystä saavuttamasta strategisia ja toiminnallisia tavoitteita. Ongelmanratkaisu edellyttää systemaattista prosessia, joka jakautuu vaiheisiin. Ongelman pilkkomiseen ja ratkaisun keksimiseen käytettävät tekniikat vaihtelevat yksilöllisen tyylin ja ratkaistavan ongelman tyypin mukaan.
Mitkä ovat ongelmanratkaisun 7 vaihetta?
Jokainen ongelmanratkaisun vaihe vaatii erilaisia taitoja. Vaiheiden ymmärtäminen voi auttaa sinua hahmottamaan, mitä taitoja sinulla on ja mihin sinun kannattaa keskittyä ansioluettelossasi.
Seuraavassa on ongelmanratkaisun 7 vaihetta (University of Iowan henkilöstöosasto):
- Määritä ongelma
- Selvitä ongelma
- Määritä tavoitteet
- Tunnista ongelman syy
- Laadi toimintasuunnitelma
- Toteuta suunnitelma
- Arvioi tulokset
Luetteloon voisi lisätä vielä yhden kohdan, nimittäin…
- Tee parannuksia
… sillä ongelmia ei voi koskaan ratkaista pysyvästi ja aina on tilaa parannuksille.
Ongelmanratkaisu edellyttää eri vaiheissa erilaisia taitoja. Vaikka ongelmanratkaisu itsessään on pehmeä taitoa eli lähempänä luonteenpiirrettä kuin opittua taitoa, ongelmanratkaisuun liittyy monia asioita, joita voi opetella.
Pidä työelämätaidot ajan tasalla
Viestinnän asiantuntija Henni Jääskeläinen muistuttaa, että tehokas ongelmanratkaisu ja päätöksenteko kuuluvat taitoihin, joita on mahdollista kehittää. Päätöksenteossa tarvitaan:
- Kykyä hahmottaa erilaisia päätöstilanteita
- Analyyttista ajattelua
- Matemaattisia perustaitoja
- Kykyä sietää epävarmuutta
Päätöksiä tehtäessä on myös ymmärrettävä, mihin laajempaan kokonaisuuteen päätöstilanne linkittyy, ja mitä seurauksia eri päätösvaihtoehdoilla on.
Mitä ongelmanratkaisutaidot ovat?
Ongelmanratkaisun eri vaiheissa tarvitaan sekä kovia että pehmeitä taitoja. Seuraavassa luettelemme molempiin kategorioihin kuuluvia taitoja ja kerromme, miten näitä taitoja voi hyödyntää ongelmanratkaisussa. Huomaa, että työelämässä erilaiset taidot linkittyvät usein toisiinsa. Esimerkiksi tehokas ongelmanratkaisu vaatii myös sosiaalisia taitoja, sillä eri työntekijöiden edut voivat olla ristiriidassa keskenään. Näin ollen ongelmanratkaisuun sisältyy usein neuvottelua ja sovittelua.
| Kova taito | Pehmeä taito |
| Data-analyysi | Viestintä |
| Riskianalyysi | Luovuus |
| Tutkimusmenetelmät | Tiimityöskentely |
| Liiketoiminnan tavoitteiden ja käytäntöjen tuntemus | Aktiivinen kuuntelu |
Kovat taidot
Data-analyysi: Tietojen kerääminen ja tarkastelu on ongelmanratkaisussa oleellisen tärkeää, sillä se auttaa määrittelemään ongelman ja antaa tietoa mahdollisista ratkaisuista. Tästä taidosta on myös hyötyä saavutettujen tulosten laadun määrittämisessä ratkaisun toteuttamisen jälkeen.
Riskianalyysi: Paraskaan ratkaisu ei tuota hyvä tuloksia, jos riskit ovat liian suuret. Analyyttiset taidot auttavat kartoittamaan eri ratkaisujen edut ja haitat ja valitsemaan tilanteen kannalta järkevimmän ratkaisun.
Tutkimusmenetelmät: Tietojen luotettavuuden takaamiseksi on osattava tehdä tutkimuksia oikein ja osattava löytää sekä tulkita olemassa olevia tutkimuksia oikein.
Liiketoiminnan tavoitteiden ja käytäntöjen tuntemus: Sen ymmärtäminen, mikä ohjaa työpaikkasi toimintaa ja työhön liittyvien päivittäisten toimien suorittamista, on yhtä tärkeää kuin innovatiivisen ratkaisun löytäminen. Kun tiedät, kuinka paljon rajoja voi venyttää – jos niitä ylipäätään voi venyttää – ja mikä on lopullinen tavoite, sinun on helpompi kehittää yrityksen kulttuuriin sopiva ratkaisu.
Pehmeät taidot
Viestintä: Kun keräät tietoja, sinun on osattava selittää selkeästi, mitä tarvitset, jotta saat tarvitsemasi avun. Viestintää tapahtuu prosessin kaikissa vaiheissa aina ongelman syyn selvittämisestä sen arvioimiseen, onko ratkaisusi korjannut ongelman.
Luovuus: Jos ratkaisu olisi ilmeinen, sinunlaistasi ongelmanratkaisijaa ei tarvittaisi. Visaiset ongelmat vaativat usein totutusta poikkeavia ratkaisuja. Työnantajat arvostavat kykyä nähdä asiat uudesta näkökulmasta ja rohkeutta esittää näitä ideoita (eli toisin sanoen itseluottamusta).
Tiimityöskentely: Kukaan ei työskentele tyhjiössä – jopa Steve Jobs tarvitsi luottohenkilöitä, joiden kanssa pallotella kehitteillä olevia ideoitaan. Yhteistyö auttaa vahvistamaan ja selkeyttämään ideoita. Lisäksi se auttaa toteuttamaan ratkaisuja tehokkaasti. On tärkeää osata ja haluta tehdä yhteistyötä, sillä se tekee sinusta entistäkin paremman ongelmanratkaisijan.
Aktiivinen kuuntelu: Mikä on ongelman ydin? Aktiivinen kuuntelu auttaa sinua saamaan sen selville. Usein muut, joiden kanssa työskentelet, tietävät jotain, mitä sinä et tiedä ja mikä voi auttaa ratkaisun löytämisessä. Hyvä kuuntelija osaa esittää oikeat kysymykset ja tunnistaa, milloin työkaveri esittää loistavan idean aivoriihessä.
Artikkelissaan Älykkäin ongelmanratkaisu on jaettua Katri Saarikivi selittää, että kollektiivinen älykkyys ja ryhmien ongelmanratkaisukyky eivät riipu esimerkiksi ryhmän jäsenten älykkyysosamääristä, vaan siitä kuinka laadukasta vuorovaikutus on heidän välillään. Laadukas vuorovaikutus ja empatia näyttäisivät siis ensisijaisen tärkeiltä, jos on tarkoituksena saada aikaan toimivaa ongelmanratkaisua työryhmissä. Yksilön kannalta taas empatiakyky on erittäin olennainen työtaito.
Miten ongelmanratkaisutaidot on paras esittää ansioluettelossa?
Miten ongelmanratkaisutaidot kannattaa esittää ansioluettelossa? Sen lisäksi, että luettelet ne taidot-osiossa, voit lisätä työkokemusosioon eri työpaikkojesi työtehtävien kuvauksiin luettelokohtia, jotka havainnollistavat kykyjäsi ongelmanratkaisijana.
Esimerkkejä työkokemusosioon liitettävistä luettelokohdista:
- Data-analyysi: Analysoin markkinatietoja selvittääkseni, miksi liidit eivät muuttuneet myynneiksi.
- Riskianalyysi, päätöksenteko: Arvioin ajanvarausongelman eri ratkaisujen riskit ja valitsin parhaan ratkaisun.
- Tutkimusmenetelmät: Suoritin asiakaskyselyitä ja markkinatutkimuksia parantaakseni ostotottumuksia ja vähentääkseni ylijäämävarastoa.
- Liiketoiminnan käytännöt, luovuus: Tutkin aiempia ratkaisuja työntekijöiden sitouttamiseen liittyviin ongelmiin ja tarjosin uusia ideoita.
- Viestintä, ongelmanmääritys, tiimityöskentely: Esitin arvioni työnkulkua koskevasta ongelmasta osaston kokouksessa ja johdin keskustelua.
- Luovuus, viestintä, aktiivinen kuuntelu: Tehostin asiakkaiden vastaanottoprosessia henkilöstöltä ja asiakkailta saadun palautteen perusteella.
- Tiimityöskentely: Tein yhteistyötä rakentajien ja arkkitehtien kanssa parhaiden käytäntöjen mukaisen asiakasviestintäalustan suunnittelussa.
- Aktiivinen kuuntelu: Otin ohjelmaan uusi kesäaktiviteetteja päiviksi, jolloin uima-allas oli suljettu, kuunneltuani ensin ohjaajien ideoita ja ehdotuksia.
Huomaa, että näissä kohdissa ei mainita sanaa “ongelmanratkaisutaito”, mutta niistä jokainen sisältää yhden tai useamman taidon, joita tarvitaan tehokkaaseen ongelmanratkaisuun.
Tärkeimmät ohjeet
- Ongelmanratkaisu on järjestelmällinen lähestymistapa luovien ratkaisujen löytämiseksi sellaisten esteiden poistamiseen, jotka haittaavat liiketoimintaa tai estävät ammatillisten tavoitteiden saavuttamisen.
- Koska ongelmanratkaisu on monimutkaista, se voidaan jakaa vaiheisiin ja erillisiin taitoihin.
- Käytämme ongelmien ratkaisuun sekä kovia että pehmeitä taitoja.
- Ansioluettelossa voit osoittaa olevasi erinomainen ongelmanratkaisija muutenkin kuin käyttämällä sanaa ”ongelmanratkaisu”
