Tässä artikkelissa kerromme, miksi hyvä irtisanoutumisilmoitus on tärkeä ja kuinka se kirjoitetaan. Neuvomme muutenkin, kuinka voit siirtyä seuraavaan tavoitteeseesi polttamatta siltoja takanasi.
Miksi hyvä irtisanoutumisilmoitus on tärkeä, kun irtisanoudut töistä?
Ensinnäkin: Joissakin työpaikoissa irtisanoutumisilmoitus on virallinen asiakirja, jolla on laillisia seurauksia. Työsopimuksestasi riippuen irtisanomisaikasi voi olla esimerkiksi kaksi viikkoa ja irtisanoutumisilmoitus on virallinen todiste irtisanoutumisestasi. Lisäksi sinun on hyvä ajatella myös ammatillista mainettasi.
Kun irtisanoudut työstäsi, sinulla on luultavasti jo tiedossa uusi työpaikka. On kuitenkin mahdollista, ettet pysy uudessa työpaikassasi ikuisesti ja että sinun täytyy sen jälkeen löytää taas uusi paikka. Tulevat työnantajat voivat haluta ottaa yhteyttä entisiin työnantajiisi riippumatta siitä, mitä mieltä sinä olet asiasta. Voit myös pyytä esimieheltäsi työtodistuksen, jota voit käyttää tulevaisuudessa työpaikkaa hakiessasi.
Vaikka siis inhoaisit nykyistä työtäsi, sinun kannattaa lähteä työpaikasta mahdollisimman sopuisasti. Ammatillinen maine saattaa tuntua yhdentekevältä siihen saakka, kunnes se tahraantuu. Tahraantunut maine voi muodostaa yllättävän suuren esteen työpaikan löytymiselle. Hyvin tavallistenkin ammattien edustajat joutuvat usein huomaamaan, kuinka vaikeaa on ”puhdistaa” yhden ikävän irtisanoutumisen vaikutus. Ei siis kannata purkaa turhautumistaan esimieheensä, jos aikoo vastaisuudessa saada töitä samalta alalta.
Sinulla on irtisanoutuessasi kenties oikeus korvauksiin, lomarahoihin tai muihin etuihin. Voit pyytää henkilöstöalan ammattilaista selittämään sinulle, kuinka turvaat näiden etujen saannin. Kuvitteletko TODELLA voivasi kehottaa esimiestäsi hyppäämään järveen ja sen jälkeen olettaa työnantajan auttavan ystävällisesti irtisanoutumiseen liittyvissä käytännön järjestelyissä?
Vaikka työnantajasi olisi kohdellut sinua kuinka huonosti, niele ylpeytesi, käyttäydy ammattimaisesti ja lähde sovussa. Pitkän päälle olet tyytyväinen, jos pystyt tähän.
Irtisanoutumisilmoituspohja ja tekstin asettelu
Seuraavassa kerromme tarkemmin irtisanoutumisilmoituksen rakenteesta ja esittelemme hyvin käyttökelpoisen irtisanoutumisilmoituspohjan (teoriasta käytäntöön). Irtisanoutumisilmoitus koostuu seuraavista osista:
- otsikko, joka sisältää nimesi ja yhteystietosi
- vastaanottajan nimi, yritys ja osoite
- päiväys
- tervehdys
- ensimmäinen kappale: tieto irtisanoutumisestasi
- toinen kappale: kiitollisuuden ilmaisu yrityksessä viettämästäsi ajasta
- kolmas kappale: sen ilmaiseminen, että olet valmis auttamaan siirtymisvaiheeseen liittyvissä käytännön asioissa
- valinnainen: lähdön syyt
- allekirjoitus.
Irtisanoutumisilmoituksen malli
Ennen kuin käsittelemme eri jaksoja yksityiskohtaisesti, tarkastellaan hieman irtisanoutumisilmoituksen mallia:
17.8.2020
Hyvä [etunimi] [sukunimi]
Pelkäämäni päivä on koittanut. Olemme jo jonkin aikaa suunnitelleet vaimoni kanssa muuttoa Jyväskylään ja nyt olen vihdoin päättänyt hyväksyä minulle tarjotun työpaikan Minerva Kustannus oy:ssä. Raskain mielin jätän tämän irtisanoutumisilmoituksen. Viimeinen työpäiväni Otavalla on 29. elokuuta.
Olen kehittynyt tämän yrityksen palveluksessa henkilökohtaisesti ja ammatillisesti ja olen oppinut paljon sinun kannustavasta johtamistyylistäsi. Kiitos siitä, että asetat aina tiimisi tarpeet ensimmäiselle sijalle.
Autan parhaani mukaan joustavan siirtymän toteuttamisessa ja perehdytän seuraajani mielelläni hänen tuleviin tehtäviinsä.
Toivon, että tiemme kohtaavat tulevaisuudessa uudelleen. Toivon sinulle, tiimille ja koko yritykselle kaikkea hyvää.
Ystävällisin terveisin
Teemu Hartola
Irtisanoutumisilmoituksen rakenne ja esimerkkejä
Seuraavassa on irtisanoutumisilmoituksen rakenteeseen ja asetteluun liittyviä ohjeita.
Otsikko
Kirjoita sivun yläreunaan otsikko, joka sisältää nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi.
Olet luultavasti jo laatinut tällaisen otsikon työnhaussa käyttämiäsi ansioluetteloita ja työhakemuksia varten, ja otsikon tarkoitus on tässä aivan sama: kertoa vastaanottajalle, kuinka he voivat tarvittaessa ottaa sinuun yhteyttä.
Yleensä on parasta käyttää henkilökohtaista puhelinnumeroa ja sähköpostiosoitetta, koska työpuhelinnumerosi ja -sähköpostiosoitteesi poistuvat luultavasti pian käytöstä. Muista, että ilmoitusta saatetaan säilyttää monta vuotta, ja yritys voit haluta ottaa sinuun yhteyttä myöhemmin jonkun sinulle tärkeän asian tiimoilta.
Vastaanottaja
Kirjoita esimiehesi nimi ja titteli sekä yrityksen nimi ja osoite otsikon alle sivun vasempaan reunaan samassa muodossa kuin merkitsisit sen kirjekuoreen. Voit lisätä tähän kohtaan myös vastaanottajan sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron.
Tästä kohdasta ilmenee, että olet toimittanut ilmoituksen oikealle henkilölle. Jos haluat tulevaisuudessa selvittää lähtöösi liittyviä asioita, voit helposti ottaa yhteyttä henkilöön, jolle irtisanoutumisilmoitus on osoitettu.
Päiväys
Vastaanottajan nimen ja osoitteen alle jätetään tyhjää tilaa ja sen jälkeen kirjoitetaan irtisanoutumisilmoituksen lähettämisen tai perille toimittamisen päivämäärä.
Vaikka elektronisissa viesteissä näkyy automaattinen päiväys eikä päivämäärän merkitsemistä sen vuoksi usein pidetä tarpeellisena, irtisanoutumisen virallinen päivämäärä voi olla tärkeä sopimuksesi päättymisen kannalta, joten se on hyvä merkitä ilmoitukseen.
Tervehdys
Virallisissa kirjeissä käytetään tavallisesti tervehdystä ”Hyvä Etunimi Sukunimi”. Jos olet tuttavallisissa väleissä esimiehesi kanssa, voit mahdollisesti käyttää tervehdyksessä pelkkää etunimeä.
Ensimmäinen kappale
On hyvä mennä suoraan asiaan, mutta tietysti olematta epäkohtelias. Irtisanon työsuhteeni tehtävässä X yrityksessä Y päättymään ajankohtana Z.
Sinun ei tarvitse mitenkään peitellä tätä viestiä. Voit toki hieman pehmentää sitä ystävällisillä sanoilla.
Seuraavassa on hyvä esimerkki irtisanoutumisilmoituksen ensimmäisestä kappaleesta:
Hei Marja
Haluaisin ilmoittaa, että kahdeksan hienon vuoden jälkeen tässä upeassa yrityksessä irtisanoudun työstäni sähköinsinöörinä Sähkötekniikka Oy:ssä kahden viikon irtisanomisajan mukaisesti. Viimeinen työpäiväni on perjantaina 4. joulukuuta 2020.
Huomaa, että sinun ei tarvitse pahoitella päätöstäsi tai ylistää yritystä, jonka olet jättämässä. Voit kuitenkin pehmentää iskua, joka saattaa olla ikävä uutinen esimiehellesi. Sinä tunnet oman tilanteesi (ja oman esimiehesi) paremmin kuin kukaan muu ja jos haluat lähteä sovinnossa, ryhdikkääseen irtisanoutumiseen kannattaa panostaa.
Joskus on epäselvää, tarkoittaako irtisanoutumisilmoituksessa ilmoitettu päivämäärä viimeistä työpäivää vai ensimmäistä päivää, jolloin työntekijä ei enää tule töihin. Asia kannattaa ilmoittaa selvästi – voihan olla, että työkaverit haluavat vaikkapa yllättää sinut läksiäisillä ja olisi harmi, jos ne pidettäisiin päivän liian myöhään.
Toinen kappale
Irtisanoutumisilmoituksen toisessa kappaleessa on tapana osoittaa olevansa kiitollinen tilaisuudesta työskennellä yrityksessä. Voit kertoa, että olet oppinut paljon uutta, työskennellyt yrityksessä mielellään tai että tulet kaipaamaan työtäsi.
Tässä on esimerkkiteksti:
Tämä on monella tapaa ollut elämäni paras työpaikka ja olen kiitollinen, että palkkasitte minut, vaikka minulla ei ollut vielä paljon alan kokemusta. Tulen aina muistamaan työpaikan innostavan ilmapiirin ja mahtavat työkaverit.
On tietysti myös mahdollista, että lähdet, koska yritys on kauhea ja inhosit työtäsi yli kaiken. Jos näin on, esimiehesi luultavasti tietää, mitä mieltä olet työstäsi. On viisasta lähteä sopuisasti, mutta sinun ei tarvitse kaunistella totuutta valehtelemalla.
Kiitos, että sain tilaisuuden työskennellä Sähkötekniikka oy:ssä. Toivotan yritykselle ja työkavereilleni kaikkea hyvää.
Kolmas kappale
Voit kirjoittaa enemmän kuin kolme kappaletta, etenkin jos haluat painottaa positiivista kokemustasi yrityksessä.
Irtisanoutumisilmoituksen ei pidä kuitenkaan olla yhtä sivua pidempi. Viimeisessä kappaleessa on hyvä kertoa, että olet valmis auttamaan siirtymävaiheen käytännön asioissa, kuten esimerkiksi seuraajasi perehdyttämisessä.
Seuraavassa on tekstiesimerkkejä irtisanoutumisilmoituksen viimeiseen kappaleeseen:
Autan mielelläni seuraajani perehdytyksessä sekä muissa siirtymäajan käytännön asioissa. Haluan vielä kerran kiittää hienoista vuosista tämän yrityksen palveluksessa.
Allekirjoitus
Lopputervehdykseksi voit kirjoittaa yksinkertaisesti ”Ystävällisin terveisin” tai ”Parhain terveisin” ja sen alle nimesi. Jos toimitat irtisanoutumisilmoituksesi paperilla, lisää nimenselvennyksen yläpuolella allekirjoituksesi.
Irtisanoutumisilmoituksen asettelu
Noudata irtisanoutumisilmoituksessa vakioasettelua eli kirjoita se samaan tapaan kuin kirjoittaisit esimerkiksi työhakemuksen. Käytä siistiä ylätunnistetta, joka sisältää yhteystietosi. Lisää asiakirjaan vastaanottajan nimi, yrityksen nimi ja osoite sekä päivämäärä.
Käytä helposti luettavaa kirjaintyyppiä ja kirjainkokoa (10–12 pistettä). Tasaa tekstin vasen reuna ja jätä oikea reuna tasaamatta.
Älä sisennä kappaleiden ensimmäisiä rivejä vaan jätä kappaleiden väliin tyhjä rivi. Jätä vähintään 2,5 cm:n marginaali sivun molempiin reunoihin sekä ylä- ja alareunaan.
Koska irtisanoutumisilmoitus on tavallisesti lyhyt, sivun alareunaan jää paljon tyhjää tilaa. Halutessasi voit käyttää suurempia marginaaleja ja jättää tekstin eri osioiden väliin hieman enemmän tyhjää tilaa. Näin saat sivun asettelun näyttämään miellyttävältä.
Yksinkertainen irtisanoutumisilmoitus
17.8.2020
Hyvä [etunimi] [sukunimi]
Olen päättänyt irtisanoutua tehtävästäni päivämäärällä 29.8.2020.
Tämä päätös ei ollut helppo. Kuluneet viisi vuotta Otavalla ovat olleet minulle hyvin antoisia ja olen kiitollinen kaikesta, mitä olen näiden vuosien aikana saanut oppia.
Toivon, että otat minuun yhteyttä, jos voin jotenkin auttaa siirtymävaiheen järjestelyissä. Kiitän tuestasi ja ymmärryksestäsi.
Toivon sinulle ja koko tiimille kaikkea hyvää.
Ystävällisin terveisin
Karla Laaksonen
Irtisanoutumisilmoituksen on hyvä olla lyhyt ja asiallinen. Sinun ei tarvitse perustella lähtöäsi tai kiitellä ylenpalttisesti mahdollisuuksista, joita sinulle on tarjottu työskennellessäsi yrityksessä.
Sinun ei tarvitse selittää kenellekään, oletko vaihtamassa alaa vai siirtymässä kilpailevan yrityksen palvelukseen. Sinun ei tarvitse edes kiittää työnantajaasi, mutta irtisanoutumisesta on hyvä ilmoittaa ammatilliseen ja kohteliaaseen sävyyn.
Joissakin tapauksissa, olipa syy mikä tahansa, voit laatia hyvin lyhyen irtisanoutumisilmoituksen, jossa pelkästään ilmoitat työnantajalle lähteväsi työpaikasta.
Hyvä [etunimi] [sukunimi]
Ilmoitan irtisanoutuvani oikeusavustajan tehtävästäni Lakiasiaintoimisto Anderssonilla. Viimeinen työpäiväni on 8. maaliskuuta.
Ystävällisin terveisin
Pauliina Viinikka
Kirjoita irtisanoutumisilmoitus valmiiksi
Kirjoita irtisanoutumisilmoitus ennen kuin ilmoitat irtisanoutumisestasi esimiehellesi. Ilmoitus kannattaa tulostaa, allekirjoittaa, panna kirjekuoreen ja ojentaa henkilökohtaisesti esimiehelle samalla kun kerrot hänelle päätöksestäsi.
Vaihtoehtoisesti voit lähettää ilmoituksen sähköpostitse heti tapaamisen jälkeen. Jos aika on vähissä – jos sinulle on esimerkiksi tärkeää, että 14 päivän irtisanomisaika alkaa kulua heti – on tärkeää toimittaa irtisanoutumisilmoitus nopeasti.
Voit kysyä esimieheltäsi, pitääkö sinun ilmoittaa asiasta muille tahoille, kuten henkilöstöosastolle tai toimistopäällikölle. Tilanteesta riippuen voit myös kysyä, milloin voit kertoa työkavereillesi lähdöstäsi.
Syiden selittäminen (tai selittämättä jättäminen)
Esimiehesi, tiimin muut jäsenet ja ehkä jopa ruokalan tutut työntekijät luultavasti ihmettelevät, miksi olet lähdössä. Sinun on hyvä miettiä tähän kysymykseen vastaus, joka tyydyttää kanssasi työskennelleiden ihmisten luonnollisen uteliaisuuden. Sinun ei kuitenkaan välttämättä tarvitse ilmoittaa lähtösi syytä irtisanoutumisilmoituksessa.
Syy lähtöösi saattaa olla hyvin ymmärrettävä:
- Olet aina halunnut jatkaa opintojasi ja olet päättänyt keskittyä opiskeluun täysipäiväisesti.
- Sinulle on myönnetty tutkimusstipendi, joka tarjoaa sinulle tilaisuuden työskennellä ulkomailla, mikä on ainutlaatuinen tilaisuus nähdä maailmaa.
- Olet eläkeiän kynnyksellä ostanut säästöilläsi purjeveneen ja aiot purjehtia maailman ympäri.
Jos syy lähtöösi on täysin ymmärrettävä eikä loukkaa ketään, voit kirjoittaa sen hyvin irtisanoutumisilmoitukseesi. Sinun ei siis tarvitse ilmoittaa sitä, mutta ei ole myöskään mitään syytä, miksi et tekisi niin.
Lähde hyvillä mielin. Onnea uusiin seikkailuihin!
Kuinka kirjoitat hyvän ansioluettelon helposti? Aloita ilmaiseksi – kokeile työkaluamme heti
