Sähköpostiviesti, jonka liitteenä lähetät ansioluettelosi ja työhakemuksesi, on lisämahdollisuus myydä itseäsi. Miksi et käyttäisi sitä hyväksesi? Tämä sähköpostiviestin runkoon voit kirjoittaa saatekirjeen, joka ei korvaa PDF-muodossa lähettämääsi varsinaista saatekirjettä, mutta sen ei myöskään pitäisi olla liian yksinkertainen "ohessa lähetän liitteeni” -tyylinen yhden rivin viesti.
Rekrytoijat eivät odota sinun toistavan koko saatekirjeen sisältöä sähköpostissa, joten viestin muotoa kannattaa miettiä tarkasti. Suosittelemme hyödyntämään mahdollisuuden täysimääräisesti.
Missä siis piilevät sähköpostin saatekirjeen mahdollisuudet?
Toivomme, että tämä artikkeli auttaa sinua
- päättämään, lähetätkö saatekirjeesi sähköpostin rungossa vai liitteenä
- muotoilemaan oman saatekirjeesi antamiemme esimerkkien avulla
- kirjoittamaan parhaan mahdollisen sähköpostin rungossa lähetettävän saatekirjeen potentiaaliselle työnantajallesi
- luomaan sähköpostiviestin, joka lisää mahdollisuuksiasi saada vastaus.
Mikä on sähköpostitse lähetettävä saatekirje?
Sähköpostitse lähetettävän saatekirjeen määritelmä on melko suoraviivainen: se on kirje, joka lähetetään sähköpostin viestikentässä eikä siis verkkojärjestelmän kautta tai sähköpostin liitetiedostona. Joskus siitä käytetään myös nimitystä työhakemus.
Vaikka sähköpostin viestikentässä lähetettävä saatekirje ei ole virallinen osa työnhakuprosessia, se tarjoaa mahdollisuuden erottua joukosta. Vaikka kirje kannattaa ehdottomasti muotoilla lyhyesti ja ytimekkäästi, tarkkaan harkitsemasi sisältö voi erottaa sinut niistä ehdokkaista, jotka tyytyvät yhden rivin viestiin ansioluettelon ja saatekirjeen liittämisestä. Tämä on tilaisuus, jota ei kannata missata.
Sähköpostitse lähetettävän saatekirjeen esimerkki
Autamme sinut alkuun antamalla sähköpostitse lähetettävän saatekirjeen esimerkin, joka on laadittu aitojen rekrytointikokemusten pohjalta:
Kuten näet, tämä saatekirjeen esimerkki perustuu johtajan assistentin avoimeen työpaikkaan, mutta voit muunnella esimerkkiä omiin tarpeisiisi. Tässä saatekirjeessä saavutukset ovat etusijalla, esimerkit sisältävät numerotietoja ja jokainen tarinan osa on haettavan työpaikan kannalta oleellinen. Voit myös tutustua ilmaisiin työhakemusesimerkkeihimme. Niiden joukosta löydät ehkä esimerkkejä oman alasi työhakemuksista.
Ihmiset lukevat sähköposteja eri laitteilla ja erikokoisilla näytöillä, joten pidä kappaleet lyhyinä ja muotoile luettelokohdat tiiviisti. Muotoile tekstikappaleet lyhyiksi ja jätä niiden väliin tyhjä rivi, jolloin tekstiä on helppo lukea. Aloita tärkeimmistä tiedoista ja havainnollista kertomaasi mahdollisuuksien mukaan numerotiedoin. Numerot hyppäävät aina sivulta esiin.
Seuraavassa kerromme lisää siitä, kannattaako saatekirje lähettää sähköpostin rungossa vai liitetiedostona.
Varmista, että säilytät kopion sähköpostiviestistä myöhempää käyttöä varten. Voit joko etsiä sen lähetetyistä viesteistä tai lähettää itsellesi piilokopion (BCC) ja luoda kansion, johon kokoat kaikki työnhakuun liittyvät sähköpostiviestit. Miksi tuhlaisit aikaa ja energiaa kolme viikkoa sitten lähettämiesi viestien etsimiseen?
Kirjoitatko saatekirjeen sähköpostiin vai lähetätkö sen liitteenä?
Vastaus siihen, pitäisikö saatekirje liittää sähköpostin runkoon vai lähettää liitetiedostona, riippuu suuresti hakemastasi työpaikasta. Rekrytoija antaa yleensä ohjeet saatekirjeen toimittamiseen. Joissakin työpaikkailmoituksissa kerrotaan jopa, mikä viestin aiheeksi on merkittävä. Varmista, että noudatat ohjeita tarkasti, sillä ohjeiden laiminlyönti saattaa johtaa siihen, että rekrytoija ohittaa hakemuksesi.
Jos lähetät saatekirjeen liitetiedostona: Tämä on kahdesta vaihtoehdosta helpompi, sillä sinun ei tarvitse muuta kuin liittää valmis tiedosto sähköpostiin. Sähköpostin runkoon kannattaa silti kirjoittaa muutaman lauseen pituinen saateteksti, jotta rekrytoija kiinnittää huomiota liitteenä olevaan saatekirjeeseen (ja muihin hakemukseen liittyviin asiakirjoihin). Voit itse päättää, kuinka paljon tietoa sisällytät itse sähköpostin runkoon. Jos haluat tietää lisää hyvän saatekirjeen kirjoittamisesta, tutustu kattavaan työhakemusoppaaseemme, joka sisältää esimerkkejä!
Seuraavassa perusesimerkki sähköpostiviestin runkoon kirjoitettavasta saatekirjeestä. Yleisesti ottaen saatekirjeessä voi käyttää sinuttelua, mutta haettaessa työtä konservatiivisemmalta alalta, voi olla kohteliaampaa teititellä viestin vastaanottajaa.
Hyvä (rekrytoijan nimi),
Haluan jättää hakemukseni XYZ-tehtävään (yrityksen nimi). Lähetän ansioluetteloni, työhakemukseni ja työnäytteeni tämän sähköpostin liitteenä.
Kiitos ajastasi ja huomiostasi.
Ystävällisin terveisin
(oma nimesi)
Sähköposti, jossa on liitetiedosto, lähetetään näin: klikkaa kuvaketta uuden sähköpostin kirjoittamiseksi. Täytä Vastaanottaja- ja Aihe-kentät. Kirjoita muutama lause viestikenttään ja kerro, minkä asiakirjan tai mitkä asiakirjat lähetät viestin liitteenä. Avaa tiedostoselain klikkaamalla paperiliitinkuvaketta. Valitse saatekirjetiedosto ja klikkaa "avaa". Saatekirjeesi on nyt liitetty sähköpostiviestiin ja voit lähettää viestin!
Muista muuttaa tiedoston nimi sellaiseen muotoon (esimerkiksi Sukunimi saatekirje), että vastaanottaja näkee helposti, mikä asiakirja on kyseessä. Näin varmistat, että rekrytoija löytää saatekirjeesi tarvittaessa myöhemmin.
Jos lähetät saatekirjeen sähköpostin rungossa, kiinnitä huomiota kirjeen muotoiluun. Lyhyys on valttia, joten valitse täydellisestä saatekirjeestäsi vain tärkeimmät esimerkit. Sähköpostin rungossa lähetettävän saatekirjeen tulisi sisältää korkeintaan kolme lyhyttä kappaletta tervehdyksen ja allekirjoituksen lisäksi.
Voit käyttää kirjeessä seuraavaa rakennetta:
- Tervehdi rekrytoijaa nimeltä aina kun mahdollista.
- Esittele itsesi ja kerro, mitä työpaikkaa haet.
- Mainitse 1–2 hakemasi työpaikan kannalta oleellista saavutusta tai taitoa, jotka tekevät sinusta erinomaisen ehdokkaan.
- Ilmoita lopuksi, että toivot rekrytoijan ottavan sinuun yhteyttä.
- Kirjoita lopputervehdykseksi esimerkiksi "Ystävällisin terveisin" ja sen alle oma nimesi.
Yksi sähköpostin rungossa lähetettävän saatekirjeen eduista on, että voit lisätä siihen hyperlinkin esimerkiksi online-ansioluetteloosi, LinkedIn-profiiliisi tai pidempään saatekirjeeseen. Yksi haittapuoli on, että sähköpostin runkoon kirjoitettua saatekirjettä ei voi tallentaa moniin automaattisiin hakijaseurantajärjestelmiin (ATS-järjestelmiin).
Seuraavassa on lyhyt saatekirje sähköpostiviestiin, jonka liitteenä on ansioluettelo:
Hyvä Reeta Vihervaara,
Oli hienoa kuulla teidän puhuvan Suomen Yrittäjänaisten tapahtumassa viime viikolla. Haluaisin hakea DigiGlobaali Oy:n markkinointipäällikön tehtävää ja lähetän liitteenä ansioluetteloni. Uskon, että kuuden vuoden kokemukseni digitaalisten mainoskampanjoiden suorittamisesta kohderyhmille on valmistanut minua erinomaisesti juuri tähän tehtävään.
Nykyisessä työpaikassani olen kehittänyt mainosstrategian nousevalle vaatemerkille. Kolmessa vuodessa olen kasvattanut Instagram-tilimme seuraajamäärän 300:sta yli neljännesmiljoonaan. Kohdennetun mainonnan sijoittelun ja innovatiivisen verkkogallerian luomisen avulla kasvatin yrityksen verkkomyyntiä yli 15 prosenttia viime vuonna.
Haluaisin mielelläni keskustella lisää ideoistani DigiGlobaali Oy:n verkkonäkyvyyden laajentamiseksi markkinointipäällikön tehtävässä. Voitte ottaa minuun yhteyttä sähköpostitse tai soittamalla numeroon 0400-559887. Odotan innolla yhteydenottoanne.
Ystävällisin terveisin,
Tiina Talvela
Jos työpaikkailmoituksessa ei kerrota, miten saatekirje eli hakemuskirje tulisi toimittaa, sinun on käytettävä omaa harkintaasi. Pyydetäänkö sinua lähettämään muita hakemusasiakirjoja liitteinä? Jos saatekirje on vain yksi asiakirja muiden mukana, kannattaa luultavasti kirjoittaa sähköpostiviestin runkoon lyhyt johdanto.
Toisaalta, jos saatekirjettä ei mainita lainkaan, voit kirjoittaa sen suoraan sähköpostisi runkoon luontevana osana hakemusta. Seuraavassa on loistava esimerkki sähköpostin rungossa lähetettävästä saatekirjeestä, jota voit muokata omiin tarpeisiisi.
Miten kirjoitat sähköpostin rungossa lähetettävän saatekirjeen?
Sähköpostin rungossa lähetettävän saatekirjeen eli hakemuskirjeen kirjoittamisessa kannattaa kiinnittää erityistä huomiota kirjeen muotoiluun ja sävyyn.
Sähköpostin rungossa lähetettävässä saatekirjeessä ei ole otsikkoa niin kuin tavallisessa saatekirjeessä on. Siksi on tärkeää merkitä yhteystiedot selkeästi kirjeen loppuun. Kirjoita lopputervehdyksen jälkeen koko nimesi. Merkitse puhelinnumerosi joko loppulauseeseen, jossa ilmoitat toivovasi rekrytoijan yhteydenottoa, tai sähköpostisi automaattiseen allekirjoitukseen. Automaattiseen allekirjoitukseen voit myös lisätä linkin LinkedIn-profiiliisi, asiaankuuluviin sosiaalisen median tileihin, online-portfolioosi tai henkilökohtaiseen verkkosivustoosi.
Kuten tavallisessa saatekirjeessä, myös sähköpostin rungossa lähetettävässä saatekirjeessä hyvä luettavuus on oleellisen tärkeää. Käytä normaaleja sähköpostin kirjaintyyppejä ja -kokoja ja mustaa väriä. Muista jättää tekstiosioiden väliin sopivassa suhteessa tyhjää tilaa.
Jos lähetät saatekirjeen eli työhakemuskirjeen sähköpostin liitteenä, voit käyttää työhakemuspohjiamme apuna muotoilussa. Eri toimialojen ja ammattien työhakemuspohjamme ovat ammattilaisten laatimia ja käytännössä testaamia. Valitse pohja, joka sopii tyyliltään potentiaalisen työnantajan imagoon ja brändiin.
Sähköpostin rungossa lähetettävän saatekirjeen oikea sävy
Sähköpostiviestin rungossa lähetettävän lyhyt saatekirje voi olla sävyltään hieman tuttavallisempi kuin perinteinen saatekirje, joka lähetetään verkkojärjestelmän kautta.
Ensinnäkin, jos sinulla on rekrytoijan sähköpostiosoite, todennäköisesti tiedät myös hänen nimensä. Monilla toimialoilla ei haluta poiketa vakiotervehdyksestä "Hyvä Etunimi Sukunimi". Tietyillä aloilla sukunimen käyttö voi kuitenkin vaikuttaa liian muodolliselta ja vanhanaikaiselta. Jos näin on, voit käyttää "Hei Etunimi".
Yksi poikkeus edellä mainittuihin sävyä koskeviin ohjeisiin on, jos haet työharjoittelupaikkaa sähköpostitse. Koska olet todennäköisesti opiskelija, joka lähettää sähköpostia jollekin ylemmässä asemassa olevalle henkilölle, on parasta käyttää hieman muodollisempaa sävyä, joka ilmaisee innokkuutesi kohteliaalla tavalla. Varo teennäistä mielistelyä, vaatimattoman kohtelias ja ystävällinen sävy riittää.
Saatat lähettää työhakemuksesi sähköpostitse, koska tunnet rekrytoijan entuudestaan. Ehkä olet työskennellyt aiemmin yrityksessä tai sinulla on jokin muu yhteys, joka tarjoaa sinulle mahdollisuuden hakea työpaikkaa suoraan. Tässä tapauksessa on tärkeää, että sähköpostiviesti ei kuulostaa siltä kuin se tulisi täysin tuntemattomalta! Mukaile viestin sävyä sen mukaan, kuinka tuttavallinen suhteesi rekrytoijaan on. Tärkeintä on, että viesti kuulostaa luonnolliselta ja ystävälliseltä.
Tärkeimmät ohjeet
On tärkeää, ettei sähköpostin rungossa lähetettävä saatekirje toista liikaa liitteenä lähetettävien asiakirjojen sisältöä, sillä samojen asioiden lukeminen kahteen kertaan voi tuntua rekrytoijasta ajan tuhlaukselta. Muotoile tekstit siis hieman erilaisiksi ja hyödynnä ylimääräinen tilaisuus tehdä vaikutus viestin vastaanottajaan.
- Noudata työhakemuskirjeen sisältöä koskevia sääntöjä.
- Kirjoita samoista saavutuksista, mutta esitä asia eri tavalla.
- Voit käyttää sähköpostin rungossa lähetettävässä viestissä hieman tuttavallisempaa sävyä kuin varsinaisessa työhakemuksessa.
- Merkitse yhteystiedot ja sosiaalisen median linkit sähköpostiviestin loppuun (ei alkuun).
Nyt kun olet kirjoittanut sähköpostin rungossa lähetettävän työhakemuskirjeen, vilkaise käytännössä testattuja, ammattimaisia työhakemuspohjiamme. Ne ovat ammattilaisten laatimia ja noudattavat niitä 'työhakemuskirjeen sääntöjä', joita työnantajat arvostavat.
