Mikä on esittelykirje?
Jos etsit uutta työpaikkaa, sinun kannattaa käyttää useita eri lähteitä avoimien työpaikkojen etsimiseen. Voit etsiä niitä esimerkiksi ilmoitustauluilta, olla yhteydessä rekrytointitoimistoihin ja ottaa suoraan yhteyttä potentiaalisiin työnantajiin tai asiakkaisiin. Suoralla yhteydenotolla tarkoitetaan, että otat itse yhteyttä yritykseen esittäytyäksesi ja avataksesi mahdollisesti oven uuteen tilaisuuteen.
Esittelykirjeellä voit myös esitellä jonkun tuntemasi henkilön jollekin toiselle henkilölle. Voit esimerkiksi suositella tuntemaasi yritystä jollekin tutullesi tai esitellä mahdollisen uuden työntekijän.
Syitä esittelykirjeen kirjoittamiseen
Esittelykirjettä voidaan käyttää eri tilanteissa. Kun uusi työntekijä aloittaa yrityksessä, hänen esimiehensä saattaa lähettää esittelykirjeen, jossa muille työntekijöille esitellään uusi työkaveri ja heitä pyydetään ottamaan tämä lämpimästi vastaan. Saatat aloittaa itse uuden työn ja lähettää esittelykirjeen, jotta asiakkaat tietävät, kuka olet ja mikä on tehtäväsi. Esittelykirje lähetetään usein uusille potentiaalisille asiakkaille, kun pyritään laajentamaan liiketoimintaa. Joskus työnhakijat voivat lähettää esittelykirjeen laajentaakseen ammatillista verkostoaan ja löytääkseen uuden työpaikan.
Esittelykirjeen voi lähettää sähköpostitse tai LinkedIn-viestinä. Esittelykirjeen sisältö määräytyy tilanteen ja kirjeen tarkoituksen mukaan.
Esittelykirjeen kirjoittaminen
Vaikka esittelykirjeen kirjoittamiseen on monia eri syitä, voit noudattaa kirjeessä samaa vakiorakennetta:
Tervehdys
Kirje on hyvä aloittaa kohteliaalla tervehdyksellä, varsinkin jos osoitat kirjeen henkilölle, jonka kanssa et ole aiemmin ollut yhteydessä.
Seuraavassa on esimerkki siitä, miten voit ottaa yhteyttä LinkedInissä kontaktiin, jonka kanssa et ole ollut aiemmin yhteydessä.
Hei Juha! Kiitos, että hyväksyit kontaktipyyntöni. Mukava tutustua.
Jos haluat esitellä tiimin uuden jäsenen, voit aloittaa kirjeen esimerkiksi näin:
Hei kaikki! Toivottavasti teillä oli mukava viikonloppu.
Se, millainen suhde sinulla on kirjeen vastaanottajaan, määrittelee pitkälti kirjeen sävyn. Aloita kuitenkin aina tervehdyksellä, sillä antaa esittelykirjeelle henkilökohtaisen ja ystävällisen sävyn.
Kirjeen tarkoitus
Seuraava vaihe esittelykirjeen kirjoittamisessa on kirjeen tarkoituksen muotoilu. Miksi kirjoitat tämän kirjeen? Kaikki ovat kiireisiä, joten kannattaa mennä suoraan asiaan.
Seuraavassa on esimerkki siitä, miten voit esitellä itsesi potentiaaliselle asiakkaalle tai työnantajalle.
Olen tällä hetkellä projektipäällikkönä JJ-yhtiössä Tampereella ja otan yhteyttä, koska olen ensi viikolla Helsingissä ja haluaisin käydä yhdessä kahvilla, jos aikataulusi suinkin sallii.
Jos esittelet tiimin uuden työntekijän, voit kirjoittaa:
Kirjoitan kertoakseni teille, että Liisa Rissanen on aloittanut yrityksessämme tänään, ja hän työskentelee talousosastolla kirjanpitoassistenttina.
Yhteyshenkilön valinta
Kun olet ilmoittanut vastaanottajalle, miksi olet ottanut häneen yhteyttä, seuraava vaihe on kertoa, miksi kirjoitat juuri hänelle. Kirjeen vastaanottaja tietää, miksi otat häneen yhteyttä, mutta lisäksi on hyvä selittää, miksi olet päättänyt ottaa yhteyttä juuri häneen.
Esimerkiksi:
Koska JJ-yhtiö tekee yhteistyötä Parkkola oy:n kanssa tulevassa NextUs-kampanjassa, ajattelin, että olisi hyödyllistä olla yhteydessä henkilökohtaisesti ja keskustella hankkeesta tarkemmin.
Auta vastaanottajaa ymmärtämään, miksi otat häneen yhteyttä. Tässä ei tarvitse mennä yksityiskohtiin, vaan asia kannattaa selostaa asia lyhyesti ja ytimekkäästi.
Odotukset
Mitä tuloksia odotat esittelyltä? Toisin sanoen, mitä odotat vastaanottajan tekevän?
Jos esimerkiksi esittelet uuden työntekijän, voit kirjoittaa:
Jos törmäät Liisaan tällä viikolla, toivotathan hänet tervetulleeksi ja autathan häntä tuntemaan olonsa kotoisaksi.
Jos esittelet kirjeessä itsesi, kerro vastaanottajalle, mitä tietoja toivot häneltä ja kuinka hän voi ottaa sinuun yhteyttä.
Ilmoittaisitko minulle, sopiiko keskiviikko tai torstai sinulle, tai ehdota jotakin muuta aikaa. Voit ottaa yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen [email protected].
Varmista, että esittely on kohtelias ja ammattimainen ja että kerrot, kuka olet, miksi otat yhteyttä vastaanottajaan ja mitä odotuksia sinulla on.
Esittelykirjeen esimerkkejä
Esimerkki 1: Yrityksen esittely
Hei Juha!
Kiitos, että hyväksyit kontaktipyyntöni. Mukava tutustua.
Otan yhteyttä, koska olen hiljattain avannut pienen kahvilan Torikadun kulmaan. Me tarjoillemme kahvia ja muita virvokkeita, kuten makeita ja suolaisia leivonnaisia. Toimitamme tuotteita tilauksesta myös suoraan lähellä sijaitseviin yrityksiin.
Koska yrityksesi on uusi, halusin toivottaa teidät tervetulleeksi kortteliin ja kutsua sinut kahvilaamme kahville. Kerron mielelläni lisää yrityksille tarjoamistamme ateria- ja virvokepalveluista.
Ilmoitathan, mikä päivä sopisi sinulle parhaiten. Odotan innolla tapaamistamme.
Ystävällisin terveisin
Lucia
Esimerkki 2: Esittelykirje työpaikkaa haettaessa
Hei Benjamin!
Kirjoitan tiedustellakseni, onko teidän rakennusosastollanne tällä hetkellä avoimia työpaikkoja.
Valmistuin viime vuonna rakennusmestariksi ja minulla on 4 kuukautta työkokemusta rakennusalan yrityksessä, joka keskittyy kaupunkien ja infrastruktuurin suunnitteluun.
Etsin työpaikkaa ja olen kuullut Rakennus oy:stä pelkkää hyvää. Haluaisin mielelläni keskustella siitä, miten kokemukseni voisi sopia yrityksenne tarpeisiin. Odotan yhteydenottoanne puhelimitse tai sähköpostitse.
Ystävällisin terveisin
Leevi Pitkänen
Mitä eroa on esittelykirjeellä ja työhakemuksella?
Vaikka työhakemus esittelee työnhakijan, se ei ole sama asia kuin esittelykirje. Työhakemus lähetetään vain työtä haettaessa, kun taas esittelykirje voidaan lähettää eri tilanteissa. Esittelykirjeen tulisi olla vain parin kappaleen mittainen, kun taas työhakemus voi olla noin yhden sivun mittainen. Esittelykirje lähetetään useimmiten sähköpostitse tai esimerkiksi LinkedInin-alustan kautta, mutta voit itse päättää, mikä muoto sopii sinulle parhaiten.
