Jo ennen kuin pandemia tyhjensi toimistot ympäri maailmaa, virtuaaliassistentit tekivät tuloaan kustannustehokkaana henkilöstöratkaisuna. Pandemian myötä etätyömahdollisuudet ovat entisestään kasvaneet tarjoten virtuaaliassistenteille runsaasti uusia työmahdollisuuksia.
Tämä ansioluettelon kirjoitusopas auttaa sinua esittelemään taitosi ansioluettelossa mahdollisimman tehokkaasti. Olemme liittäneet mukaan esimerkkejä, joita voit käyttää apuna oman ansioluettelosi laatimisessa. Käsittelemme oppaassa seuraavat aiheet:
- Virtuaaliassistentin tehtävät
- Virtuaaliassistentin ansioluettelon kirjoittaminen – paras rakenne
- Ansioluettelon eri osiot: otsikko, profiiliteksti, työkokemus, koulutus ja taidot
- Ammattimainen asettelu ja muotoilu
Virtuaaliassistentin tehtävät
Virtuaaliassistentit ovat etätyötä tekeviä hallinnollisia avustajia. Heidät palkataan yleensä tarjoamaan hallinnollista tukea (esimerkiksi ajanvarausten, matkajärjestelyjen sekä puhelin- ja sähköpostiliikenteen hoitamisessa), mutta heidän roolinsa ei rajoitu siihen.
Heidän palveluitaan käytetään erikokoisissa yrityksissä ja monilla eri aloilla. He työskentelevät yleensä itsenäisinä ammatinharjoittajina ja heidän työtehtäviinsä kuuluu: kirjanpito, tiedonhaku ja raportointi, asiakirjojen oikoluku ja asettelu, sähköpostin ja kalenterin hallinta, taloushallinnon ja markkinoinnin tukitoimet, laskutus, verkkosivujen ylläpito, tietojen syöttö, asiakaspalvelu, palkkahallinto, some-päivitykset, sisältömarkkinointi, tutkimustehtävät ja tietojen analysointi.
Virtuaaliassistentin ansioluettelon kirjoittaminen
Koska virtuaaliassistentit ovat lähtökohtaisesti hyviä organisoimaan, he luultavasti arvostavat järjestelmällistä rakennetta ansioluettelossa. Ansioluettelon tulisi sisältää seuraavat osat:
- Otsikko
- Profiiliteksti
- Työkokemusosio
- Koulutusosio
- Taidot-osio
Seuraavat ansioluettelon kirjoittamiseen liittyvät ohjeet auttavat sinua löytämään töitä nopeammin.
- Kirjoita ansioluettelo niin, että se mahtuu yhdelle sivulle.
- Valitse ansioluetteloon taitoja, jotka ovat hakemasi työpaikan tai toimeksiannon kannalta oleellisia.
- Räätälöi ansioluettelo erikseen jokaista työhakemusta varten. Liitä ansioluetteloon työpaikkailmoituksessa olevia avainsanoja ja kuvauksia. Näin varmistat, että ansioluettelosi läpäisee automaattisen hakijaseurantajärjestelmän suorittaman alkukarsinnan.
Paras rakenne virtuaaliassistentin ansioluettelolle
Käänteisesti kronologisen ansioluettelon käyttöä suositellaan 90 prosentille työnhakijoista. Se on ihanteellinen vaihtoehto, jos sinulla on runsaasti työkokemusta.
Monet virtuaaliassistentit muodostavat kuitenkin poikkeuksen tästä säännöstä. Heille toiminnallinen ansioluettelo voi olla parempi, sillä se mahdollistaa erilaisten taitojen korostamisen työkokemuksen sijasta. Kompromissiratkaisuksi soveltuu hybridimuotoinen ansioluettelo, jossa yhdistyvät käänteisesti kronologinen työkokemusosio sekä tavallista laajempi taidot-osio.
Ansioluettelon otsikko
Virtuaalisessa työhakemuksessa ensivaikutelma saattaa merkitä yllättävän paljon! Edustava otsikko antaa ansioluettelollesi ammattimaisen ja huolellisen ilmeen, joka houkuttelee lukemaan lisää. Otsikko on myös osio, johon työhönottaja palaa, kun hän haluaa kutsua sinut haastatteluun.
Käytä siis otsikko hyvin ja esitä nimesi, ammattisi, yhteystietosi ja LinkedIn-profiilisi URL-osoite näkyvästi ja tyylikkäästi. Voit vahvistaa tyylikästä vaikutelmaa värillä tai yksinkertaisilla muotoiluelementeillä.
Profiilitekstin esimerkki
Joudut luultavasti kilpailemaan työpaikasta tai toimeksiannosta muiden hakijoiden kanssa. Ansioluettelon profiilitekstissä voit lyhyesti kertoa, miksi juuri sinä olisit hyvä tähän tehtävään. Esittele profiilitekstissä, josta käytetään myös nimeä esittelyteksti, kaikkein tärkeimmät ja hakemasi työn kannalta oleellisimmat taitosi ja kokemuksesi.
Profiilitekstin tarkoitus on herättää työhönottajan kiinnostus ja houkutella häntä lukemaan ansioluettelosi. Muotoile profiilitekstisi niin, että lukija ajattelee: "Tämä henkilö todella ymmärtää mitä me tarvitsemme! Minun on jatkettava lukemista."
Alla on virtuaaliassistentin profiilitekstin esimerkki, jota voit muunnella omiin tarpeisiisi.
Erittäin dynaaminen virtuaaliassistentti, jolla on yli 7 vuoden kokemus seuraavista hallinnollisesta ja hallinnollisesta tuesta asiakkaille. Taitava priorisoimaan tehtäviä niin, että kaikki työt tulevat hoidetuksi sovitun aikataulun mukaisesti. Tuntee asiakirjahallinta- ja sisällönhallintajärjestelmät.
Työkokemusosio
Työpaikkailmoitus ja sen sisältämät avainsanat paljastavat, mitä työkokemusta ja taitoja työnantaja pitää tärkeinä. Käytä työtehtävien ja saavutusten kuvaukseen ilmaisuvoimaisia verbejä, sillä ne auttavat sinua erottumaan joukosta.
Korosta vaikutusta ja arvoa, joka sinun työlläsi on (ollut) asiakkaillesi ja työnantajillesi. Aiemmat työnimikkeesi kertovat työnantajalle, mitä teit. Sinun tehtäväsi on kertoa, kuinka hyvin teit sen. Havainnollista kuvauksia mahdollisuuksien mukaan numerotiedoin.
Seuraavassa on virtuaaliassistentin työkokemusosion esimerkki, jota voit muokata omiin tarpeisiisi.
Virtuaaliassistentti paikassa Karttasovellus oy, Hanko
Kesäkuu 2018
- Hallinnoin useita hallinnollisia projekteja viikossa.
- Pidän yhteyttä toimitusjohtajaan ja neljään muuhun johtajaan laadukkaan työn toimittamiseksi.
- Vastaan nopeasti sähköposteihin ja puheluihin ja hallinnoin aikatauluja sujuvan työnkulun varmistamiseksi.
- Toimin ensimmäisenä yhteyspisteenä säännöllisessä asiakasyhteydenpidossa ja tarjoan aina optimaalista asiakaspalvelua.
- Hoidan kaikki työntekijöiden matkahallintoon liittyvät asiat, mukaan lukien matkasuunnitelmien tutkiminen, majoitusvarausten tekeminen ja lentojen varaaminen.
- Avustan viestinnän kehittämisessä ja käyttöönotossa, mukaan lukien uutiskirjeet, sähköpostit ja webinaarit.
Virtuaaliassistentti paikassa Assarit oy, Helsinki
Elokuu 2015 - Toukokuu 2018
- Toimin luotettavana ja tehokkaana virtuaaliassistenttina tämän boutique-toimiston useille eri asiakkaille.
- Toiminut asiakkaiden "oikeana kätenä" vastaten puheluihin ja sähköposteihin heidän puolestaan täsmällisesti ja ammattimaisesti.
- Avustin 15–20 asiakasta viikossa vaihtelevissa tehtävissä, joihin kuului mm. kalenterin hallinta, ryhmälogistiikka, arkistointi ja projektien koordinointi.
- Valmistelin sisäisiä ja ulkoisia asiakirjoja tiimille ja kumppaneille.
- Tuin henkilöstöä ja asiakkaita aina ammattitaitoisesti ja ystävällisesti.
Virtuaaliassistentin ansioluettelon koulutusosio
Vaikka virtuaaliassistentin tehtäviin ei yleensä vaadita korkeakoulututkintoa, muista merkitä ansioluettelosi koulutusosioon kaikki opintosi. Ehkä olet opiskellut liiketaloutta tai suorittanut tutkinnon vaikkapa terveydenhuollon, markkinoinnin tai rahoituksen alalla. Ammattikoulun tutkinnot ja virtuaaliassistentin verkkokoulutukset ovat myös yleisiä.
Luettele opinnot käänteisesti kronologisessa järjestyksessä aloittaen viimeisimmästä ja edeten sen jälkeen ajassa taaksepäin. Jos et ole suorittanut lukiota loppuun, voit jättää sen pois ansioluettelostasi. Merkitse koulutusosioon myös suorittamasi harjoittelut, kurssit, työpajat ja seminaarit.
Seuraavassa on virtuaaliassistentin ansioluettelon koulutusosa, jota voit muokata omiin tarpeisiisi.
Humanististen tieteiden kandidaatti, viestintä, Jyväskylän yliopisto, Jyväskylä
Syyskuu 2010 - Kesäkuu 2014
Ansioluettelon taidot-osio
Valitse virtuaaliassistentin työkalupakistasi ansioluetteloon harkiten ne taidot, jotka parhaiten vastaavat hakemasi työpaikan tai toimeksiannon vaatimuksia. Myös tässä osiossa voit käyttää työpaikkailmoituksen sisältämiä avainsanoja. Jokaisessa ansioluettelossa tulisi olla sopivassa suhteessa kovia ja pehmeitä taitoja, joten varmista, että sinun ansioluettelosi sisältää molempia.
Virtuaaliassistentin tyypillisiä taitoja ovat muun muassa tietokonetaidot, järjestelytaidot, viestintätaidot, analyyttiset taidot, ongelmanratkaisutaidot sekä kriittinen ajattelu.
Tutustu seuraavassa virtuaaliassistentin ansioluettelon taidot-osioon.
- Ketterä projektinhallinta
- Asiakaspalvelu
- Kyky työskennellä paineen alaisena
- Tehokas ajankäytön hallinta
- Toimistojärjestelmien tuntemus
- Peruskirjanpito
Ansioluettelon asettelu ja muotoilu
Tämä on ensimmäinen tilaisuutesi osoittaa, miten voi auttaa seuraavaa esimiestäsi!
Työhönottajat näkevät ansioluettelostasi ensimmäisenä sivun asettelun ja yleisilmeen. Siisti, tyylikäs ja helppolukuinen ansioluettelo antaa sinusta kuvan virtuaaliassistenttina, joka kiinnittää huomiota yksityiskohtiin.
Paranna luettavuutta jättämällä tekstiosioiden väleihin sopivasti tyhjää tilaa. Käytä riittävän leveitä marginaaleja ja helposti luettavia kirjaintyyppejä.
Tärkeimmät ohjeet virtuaaliassistentin ansioluettelon laatimiseen
- Virtuaaliassistenttien kysyntä on kasvamaan päin, mikä tarjoaa runsaasti työmahdollisuuksia.
- Räätälöi ansioluettelosi erikseen jokaista työhakemusta varten ja kiinnitä sen muotoilussa huomiota työnantajan erityistarpeisiin ja odotuksiin.
- Työkokemus- ja taidot-osioiden tulee vahvistaa profiilitekstissä esittämiäsi perusteluita sille, miksi sinä sovit tähän työhön.
- Ammattilaisen muotoileman ja käytännössä testatun valmiin ansioluettelopohjan käyttäminen on helpoin tapa luoda visuaalisesti vaikuttava asiakirja, joka houkuttelee lukijaa jatkamaan lukemista.
