Näin kirjoitat toimistosihteerin ansioluettelon
Ensimmäinen askel loistavan ansioluettelon kirjoittamisessa on selvittää, mitkä kohdat ansioluetteloon on sisällytettävä. Ansioluettelossa tulisi olla seuraavat osiot:
- Otsikko
- Profiiliteksti (tunnetaan myös nimellä tiivistelmä)
- Työkokemusosio
- Taidot-osio
- Koulutusosio
Toimistosihteerin ansioluettelossa olisi korostettava hakijan kykyä tarjota optimaalista tukea ja hoitaa toimiston sihteeritehtäviä. Ansioluettelosta tulisi käydä ilmi hakijan hallinnolliset taidot, viestintätaidot ja motivoitunut asenne. Toimistosihteereiden on pystyttävä työskentelemään nopeatempoisissa ympäristöissä, ja heidän on osattava monisuorittaa ja priorisoida tehtäviä. Ihanteellisella hakijalla on taitoja, jotka liittyvät hallinnollisten ja sihteeritehtävien suorittamiseen toimistoympäristössä.
Optimointi ATS-järjestelmiä varten
Kun haet töihin keskisuureen tai suureen yritykseen, henkilöstöpäällikkö ei todennäköisesti ole ensimmäinen ”silmäpari”, joka tarkastelee ansioluetteloasi. Automaattiset rekrytointijärjestelmät (ATS) ovat algoritmeja, jotka on integroitu useimpiin nykypäivän sähköisiin työnhakuportaaleihin. Nämä ansioluetteloskannerit etsivät hakemuksestasi avainsanoja ja asettavat sinut paremmuusjärjestykseen muihin hakijoihin verrattuna. Automaattisen karsinnan läpäisseet ansioluettelot toimitetaan henkilöstöpäällikön tarkasteltaviksi.
Paras ansioluettelomalli toimistosihteerille
Toimistosihteerien, joilla on jonkin verran alan työkokemusta, kannattaa käyttää ansioluettelossa käänteisesti kronologista rakennetta. Tällaisessa ansioluettelossa keskeisellä paikalla on työkokemusosio, jossa sinulla on mahdollisuus esitellä hakemasi työpaikan kannalta oleelliset taitosi. Tämä on ansioluettelomalli, jonka rekrytointipäälliköt odottavat näkevänsä ja jota automaattisen rekrytointijärjestelmän on helpointa lukea.
Seuraavaksi paras vaihtoehto toimistosihteereille on hybridimuotoinen ansioluettelo, jossa taidot-osio on ennen hieman lyhyempää työkokemusosiota. Tämä on erinomainen vaihtoehto, jos olet vastavalmistunut tai vaihtamassa alaa.
Ansioluettelon profiilitekstin esimerkki
Ansioluettelon profiiliteksti on 3–5 virkkeen kappale, jossa voit tuoda esiin tärkeimmät taitosi, kokemuksesi ja pätevyytesi. Se on myös hyvä paikka lisätä jotakin persoonallista hakemukseesi. Toimistosihteeri on usein tekemisissä yrityksen asiakkaiden ja vierailijoiden kanssa, joten on tärkeää, että annat itsestäsi ystävällisen ja edustavan kuvan.
Sisällytä tähän kohtaan tärkeimmät saavutuksesi ja taitosi. Valitse työpaikan kannalta oleellisia tietoja ja muista käyttää dynaamisia verbejä. Toimistosihteerillä on tärkeä rooli toimiston tehokkaan toiminnan varmistamisessa. On tärkeää, että korostat niitä taitoja ja saavutuksia, jotka osoittavat sinun soveltuvan hakemaasi työpaikkaan. Seuraavassa voit tutustua esimerkkiansioluettelon profiilitekstiin.
Kokenut ja sisäisesti motivoitunut toimistosihteeri, jolla on yli kymmenen vuotta käytännön kokemusta työskentelystä koulujen kanslioissa. Omaan erittäin hyvät viestintätaidot ja olen tehokas monisuorittaja. Minulla on runsaasti kokemusta työstä koulun kansliassa, missä hallinnoin prosesseja ja autoin opetushenkilökuntaa saavuttamaan tavoitteensa.
Työkokemusosion esimerkki
Työkokemusosiossa voit esitellä työkokemustasi ja saavuttamiasi tuloksia. Luettele kaikki toimistosihteerin työn kannalta merkitykselliset työtehtävät aloittaen viimeisimmästä ja edeten 10 vuotta taaksepäin. Jos sinulla on vähemmän kuin 10 vuotta kokemusta, voit luetella kaikki aiemmat työpaikkasi. Muista käyttää dynaamisia verbejä ja mainitse ansioita ja saavutuksia, jotka todistavat sinun olevan erinomainen ehdokas tähän työpaikkaan. Pyri havainnollistamaan saavutuksiasi numerotiedoin. Katso esimerkki toimistosihteerin työkokemusosiosta:
Toimistosihteeri, Mikkolan koulu
Elo 2015 — Syys 2019, Vantaa
- Vastaanotin toimistossa asioivat henkilöt ystävällisesti ja autoin heitä tarvittaessa.
- Ohjasin vierailijat oikeaan toimistoon tai siipeen koulun sisällä.
- Vastasin puhelimeen ja välitin tärkeitä viestejä koulun henkilökunnalle ja oppilaille.
- Laadin aikataulut koulun tapahtumiin ja pidin koulun kalenterin ajan tasalla.
- Avustin palkanmaksussa ja toimitin palkkakuitit työntekijöille.
- Hallinnoin varastoa ja hoidin tarviketilaukset,
- Avustin koulun henkilökuntaa ja oppilaiden vanhempia tarvittaessa.
Lukiosihteeri, Martinlaakson lukio
Marras 2011 — Kesä 2015, Vantaa
- Vastasin puhelimeen, otin vastaan viestejä ja toimin ne eteenpäin, kirjoitin muistioita, tein kopioita, lähetin asiakirjoja ja vastaanotin vieraita.
- Laadin toimiston aikataulut ja hoidin koulun arkistoa.
- Hoidin toimiston kirjeenvaihtoa ja käsittelin sekä saapuvan että lähtevän postin.
- Hallinnoin toimistotiloja ja toimistolaitteita.
- Pidin kirjaa toimistotyöntekijöiden tehtävistä.
Vastaanottovirkailija, Länsi-Vantaan putkityöt oy
Elo 2009 — Touko 2011, Vantaa
- Toivotin vierailijat tervetulleiksi, kirjasin heidän sisään ja ulos ja vastasin kysymyksiin ja tiedusteluihin.
- Käsittelin maksuja ja arkistoin rahoitustapahtumat ja kuitit.
- Muokkasin ja oikoluin mainoksia ja toimitin ne paikallislehdille.
- Tein jäljennöksiä, postitin asiakirjoja ja tarjosin optimaalista hallinnollista tukea työntekijöille.
Esimerkki taitojen esittämisestä ansioluettelossa
Ansioluettelon taidot-osiossa voit osoittaa, että sinulla on tasapainoisesti sekä tärkeitä ihmissuhdetaitoja (pehmeät taidot) että teknisiä taitoja (kovat taidot), joiden avulla voit tehdä työsi tehokkaasti. Mikäli mahdollista, valitse työpaikkailmoituksessa mainittuja kovia ja pehmeitä taitoja, sillä se auttaa sinua läpäisemään automaattisen rekrytointijärjestelmän suorittaman karsinnan. Varmista, että taidot-osio täydentää luontevasti ansioluettelon muissa osiossa itsestäsi antamaa kuvaa. Rekrytoija etsii tehokasta monisuorittajaa, jolla on erinomaiset projektinhallintataidot. Muista liittää ansioluetteloon tietoja työnkuvan kannalta oleellisista taidoista. Tutustu esimerkkiimme toimistosihteerin taidot-osiosta ansioluettelossa:
- Erinomaiset hallinnolliset taidot
- Erinomainen organisaatiokyky
- Kirjanpito
- Tehokas monisuorittaja
- Tehtävien priorisointi
Esimerkki toimistosihteerin ansioluettelon koulutusosiosta
Ansioluettelon koulutusosio on kohta, jossa voit luetella kaikki mahdolliset tutkinnot ja todistukset. Vaikka toimistosihteereiltä ei välttämättä vaadita muodollista koulutusta, tutkinto tai valmisteilla oleva tutkinto antaa työnantajalle enemmän tietoa taustastasi. Myös erilaiset kunniamaininnat ja stipendit on hyvä mainita tässä kohtaa. Jos olet suorittanut alempaa korkeakoulututkintoa eli kandidaatin tutkintoa korkeamman tutkinnon, ylioppilastutkintoa ei tarvitse mainita. Katso esimerkki toimistosihteerin koulutusosiosta seuraavassa:
Tradenomi (AMK), Laurea,
Elo 2009 — Joulu 2012, Vantaa
Ylioppilastutkinto, Tikkurilan lukio,
Elo 2006 — Kesä 2009, Vantaa
