Mitä eroa on vapaaehtoistyötä hakevan ja palkallista työtä hakevan työhakemuksessa? Itse asiassa eroa ei juurikaan ole – vastaus, joka saattaa yllättää. Koska niin monet vapaaehtoistehtävät perustuvat intohimoon tehtävää kohtaan, vapaaehtoistyön hakemuskirje voi antaa sinulle edun muihin hakijoihin nähden, jotka eivät ole sellaista lähettäneet.
Päätitpä hakea minkälaista vapaaehtoistyötä tahansa, me autamme sinua luomaan hyvän hakemuskirjeen. Yli 300 kirjoitusoppaan ja ammattikohtaisten työhakemusmallien avulla Cvapp.fi on loistava lähde kaikilla aloilla työskenteleville ja kaiken kokemustasojen hakijoille. Tässä kirjoitusoppaassa ja siihen liittyvässä vapaaehtoistyön mallihakemuksessa käsittelemme seuraavia aiheita:
- hakemuskirjeen rakenne
- kuinka voit osoittaa kykysi vapaaehtoistyöntekijänä kirjeen eri osissa (otsikko, tervehdys, johdanto, runko ja lopetus)
- kirjoittamisen psykologiaa, jonka avulla vakuutat rekrytoijat siitä, että olet loistava vapaaehtoistyöntekijä
- yleiset virheet, joita kannattaa välttää hakemuskirjeessä.
Hakemuskirjeen rakenne
Vapaaehtoistyön hakemuskirje tulee muotoilla täsmälleen samalla tavalla kuin se tehtäisiin kyseisen alan palkattua työtä hakiessa. Sisällytä hakemukseen seuraavat osiot:
- otsikko
- tervehdys
- johdanto
- runko
- lopetus.
Myös yleiset ohjeet luettavuuden kannalta ovat samat.
Hakemuksen tulee olla lyhyt – korkeintaan yksi sivu ja 400 sanaa. Muotoile kirje niin, että se miellyttää silmää ja näyttää ammattimaiselta. Jätä tekstiosioiden väliin riittävästi tyhjää tilaa, sillä näin annat tasapainoisen vaikutelman. Valitse helppolukuinen kirjaintyyppi ja käytä muotoiluelementtejä harkiten ja tyylikkäästi.
Seuraavassa on muunneltava mallihakemus, jota voit muokata tehtävän ja palkkaavan järjestön mukaan:
Hyvä Lauri Sinisalo
Haluaisin tiedustella mahdollisuudesta toimia jalkapallovalmentajana JJK Jyväskylässä. Olen pelannut jalkapalloa 13-vuotiaasta lähtien, mutta jouduin viime vuonna lopettamaan pelaajaurani loukkaantumisen vuoksi. Opiskelen liikuntatieteitä ja haluaisin opintojeni aikana olla valmentajana mukana jalkapallon maailmassa.
Minulla ei ole virallista valmennuskokemusta, mutta olisin halukas hankkimaan valmentajan pätevyyden vapaaehtoistyön ohella. Eräs ystäväni toimi juniorivalmentajana seurassanne viime vuonna, ja hän kertoi mahdollisuudesta valmennuskoulutuksen suorittamiseen.
Olen työskennellyt 11–16-vuotiaiden kanssa aiemmin kesäleireillä, ja nautin siitä, että voin auttaa lapsia hyödyntämään potentiaalinsa parhaalla mahdollisella tavalla. Minusta on hienoa nähdä, miten lapset ja nuoret ottavat haasteita vastaan ja kehittyvät kohti omia tavoitteitaan.
Tärkein osaamisalueeni on jalkapallon pelitaktiikka, mutta ymmärrän, että vapaaehtoisten valmentajien työ liittyy usein joukkueiden organisaatioon ja logistiikkaan. Minulla on B-ajokortti ja toimin yliopistoni teatteriryhmän rahastonhoitajana, joten minulla on mahdollisesti muitakin taitoja, joista voi olla hyötyä seurallenne.
Asun kymmenen minuutin kävelymatkan päässä valmennuskentältänne, ja pysähdyn usein seuraamaan juniorijoukkueiden valmennuksia ollessani lähimaastossa lenkillä. Näen, kuinka pelaajat nauttivat kentällä, ja olisin mielelläni mukana heitä valmentamassa.
Toivon, että pääsisin haastattelussa kertomaan lisää siitä, miten voisin olla hyödyksi seurallenne.
Ystävällisin terveisin
Birgitta Kangas
Hakemuskirjeen otsikko
Otsikon tarkoitus on herättää hyvässä mielessä huomiota ja auttaa sinua pääsemään työhaastatteluun. Otsikko:
- kertoo lukijalle, että sinä olet kirjoittanut kirjeen, ja antaa yhteystietosi, mikä on tärkeää, jos lukija haluaa kutsua sinut haastatteluun
- erottaa kirjeesi visuaalisesti muista hakemuksista ja saa rekrytoijan muistamaan sinut.
Yhteensopiva pari
Organisaatioissa, joissa työskentelee paljon vapaaehtoisia, rekrytoijat saattavat olla kiireisiä ja ehkä stressaantuneitakin tutkiessaan työhakemuksia. Visuaalisesti toisiaan muistuttavat ansioluettelo ja hakemuskirje voivat helpottaa väsyneen lukijan taakkaa.
Jos näet hieman vaivaa sen eteen, että ansioluettelosi ja hakemuskirjeesi näyttävät visuaalisesti kuuluvan yhteen, on todennäköistä, että ne saavat rekrytoijalta osakseen enemmän kuin pelkän ohimenevän silmäyksen.
Hakemuskirjeen otsikon tavoite: Erottaa kirjeesi mahdollisesti sadoista muista vapaaehtoistyön hakijoista visuaalisesti erottuvalla tunnisteella ja yhteystiedoilla.
Hakemuskirjeen tervehdys
Vapaaehtoistyön hakijalla saattaa olla etulyöntiasema, jos hän tietää, kenelle hakemuskirje on osoitettava. Hän on saattanut osoittaa oma-aloitteisuutta tutustuessaan mielenkiintoisiin mahdollisuuksiin ja hän on mahdollisesti selvittänyt hakuvaatimusten lisäksi rekrytoijan yhteystiedot. Tai sitten hänellä saattaa olla jo ennestään ensi käden tietoa ja yhteyksiä.
Käytä tervehdyksessä mahdollisuuksien mukaan vastaanottajan nimeä. Oman nimen lukemisen tiedetään vaikuttavan ihmisiin myönteisesti. Tervehdys ”Hyvä Etunimi Sukunimi” on ajaton ja varma valinta. Joskus epämuodollisempi ”Hei” tai ”Hei Etunimi” käyvät paremmin. Käytä pelkkää etunimeä vain, jos tunnet vastaanottajan henkilökohtaisesti.
Hakemuskirjeen tervehdyksen tavoite: Aloittaa kirje tervehtien vapaaehtoisten rekrytoinnista vastaavaa henkilöä lämpimään mutta ammattimaiseen sävyyn.
Hyvä Lauri Sinisalo
Hakemuskirjeen johdanto
Vapaaehtoistyön hakemuskirjeen johdannossa muodostat yhteyden lukijaan. Johdannossa voit antaa esimakua innostuksestasi ja persoonallisuudestasi.
Vapaaehtoistyöntekijöiden rekrytoijat odottavat luonnollisesti, että korostat heti kättelyssä tärkeimpiä vahvuuksiasi ja vapaaehtoistyön kannalta oleellista kokemustasi. Ja niin sinun ehdottomasti pitääkin tehdä – korosta erityisesti pehmeitä taitojasi heti kirjeen alussa. Suurin tehokeino on kuitenkin vastata kysymykseen ”miksi”.
Miksi välität tästä järjestöstä tai hyväntekeväisyyskohteesta? Miksi haluat antaa aikaasi? Jos syy on henkilökohtainen ja lähellä sydäntäsi, jaa se. Motivaatiosi vastaa rekrytoijan tärkeimpään ”kuinka”-kysymykseen: Kuinka vapaaehtoistyöpanoksesi auttaa meitä, jos annamme sinulle tämän tilaisuuden?
Hakemuskirjeen johdannon tavoite: Vedota järjestön erityistarpeisiin osoittamalla, kuinka vapaaehtoistyöpanoksesi on hyödyksi.
Alla on johdantoajatus mallihakemuksestamme:
Haluaisin tiedustella mahdollisuudesta toimia jalkapallovalmentajana JJK Jyväskylässä. Olen pelannut jalkapalloa 13-vuotiaasta lähtien, mutta jouduin viime vuonna lopettamaan pelaajaurani loukkaantumisen vuoksi. Opiskelen liikuntatieteitä ja haluaisin opintojeni aikana olla valmentajana mukana jalkapallon maailmassa.
Hakemuskirjeen runko
Myös kirjeen runkoon pätevät vapaaehtoistyötä ja palkallista työtä haettaessa samat ohjeet. Keskity vapaaehtoistyön vaatimuksiin ja kerro, miksi taustasi puolesta täytät nämä vaatimukset.
Se, onko aiempi kokemuksesi ammatillista vai muuta vapaaehtoistyötä, ei ole yhtä tärkeää kuin kokemuksesi merkitys hakemasi vapaaehtoistyön kannalta. Kerro tarkemmin saavutuksistasi ja siirrettävistä taidoistasi – erityisesti pehmeistä taidoista. Mainitse vertailukelpoisia numerotietoja, kuten tavoitteisiin nähden ylivoimaiset varainkeruutulokset tai osallistuminen erityistapahtumiin. Kerro myös muutama anekdootti, joihin lukija voi samaistua henkilökohtaisella tasolla.
Hakemuskirjeen rungon tavoite: Saada rekrytoija luottamaan siihen, että olet omistautunut ja että panoksesi vapaaehtoisena perustuu aiempaan kokemukseesi.
Seuraava vapaaehtoistyöntekijän hakemuskirjemalli havainnollistaa, mitä voit sisällyttää kirjeen runkoon:
Minulla ei ole virallista valmennuskokemusta, mutta olisin halukas hankkimaan valmentajan pätevyyden vapaaehtoistyön ohella. Eräs ystäväni toimi juniorivalmentajana seurassanne viime vuonna, ja hän kertoi mahdollisuudesta valmennuskoulutuksen suorittamiseen.
Olen työskennellyt 11–16-vuotiaiden kanssa aiemmin kesäleireillä, ja nautin siitä, että voin auttaa lapsia hyödyntämään potentiaalinsa parhaalla mahdollisella tavalla. Minusta on hienoa nähdä, miten lapset ja nuoret ottavat haasteita vastaan ja kehittyvät kohti omia tavoitteitaan.
Tärkein osaamisalueeni on jalkapallon pelitaktiikka, mutta ymmärrän, että vapaaehtoisten valmentajien työ liittyy usein joukkueiden organisaatioon ja logistiikkaan. Minulla on B-ajokortti ja toimin yliopistoni teatteriryhmän rahastonhoitajana, joten minulla on mahdollisesti muitakin taitoja, joista voi olla hyötyä seurallenne.
Asun kymmenen minuutin kävelymatkan päässä valmennuskentältänne, ja pysähdyn usein seuraamaan juniorijoukkueiden valmennuksia ollessani lähimaastossa lenkillä. Näen, kuinka pelaajat nauttivat kentällä, ja olisin mielelläni mukana heitä valmentamassa.
Vapaaehtoistyöntekijän hakemuksen päättäminen (loppulause ja allekirjoitus)
Päätä hakemuskirje kiittämällä rekrytoijaa mielenkiinnosta ja korosta lopuksi vielä vahvuuksiasi vapaaehtoistyöntekijänä. Kirjoita optimistiseen sävyyn ja ilmoita toivovasi, että saat pian vastauksen. Voit mennä vielä askeleen pidemmällekin kysymällä, voisitko päästä haastatteluun.
Muista ilmoittaa, milloin olet käytettävissä vapaaehtoistyöhön ja kuinka paljon aikaa sinulla on. Kerro, miten sinut tavoittaa, toistamalla puhelinnumero tai sähköpostiosoite, joka näkyy otsikossa.
Lopputervehdykseksi sopii ”Ystävällisin terveisin” tai ”Parhain terveisin. Kirjoita tervehdyksen alle oma nimesi.
Hakemuskirjeen loppukappaleen tavoite: Päättää kirje myönteiseen sävyyn ja saada lukija ottamaan sinuun yhteyttä sekä ilmoittaa, milloin olet käytettävissä vapaaehtoistyöhön.
Seuraavassa on esimerkki hakemuskirjeen lopetuksesta.
Toivon, että pääsisin haastattelussa kertomaan lisää siitä, miten voisin olla hyödyksi seurallenne.
Ystävällisin terveisin
Birgitta Kangas
Kirjoittamisen psykologiaa
Roolien kääntäminen toisinpäin on hyödyllinen tapa tarkastella minkä tahansa hakemuskirjeen vakuuttavuutta, oli kyseessä sitten palkallinen työ tai vapaaehtoistehtävä. Asetu rekrytoijan tuolille. Kuvittele vastaanottavasi joka viikko kymmenittäin hakemuksia vapaaehtoistyöntekijöiltä verrattuna rajalliseen määrään normaaliin työpaikkailmoitukseen tulevia hakemuksia.
Mieti, miten vakuuttava vapaaehtoistyöntekijän hakemuskirjeen on oltava herättääkseen aidosti lukijan huomion. Älä koskaan oleteta, että halukkaita vapaaehtoisia olisi niin vähän tarjolla, että järjestöt epätoivossaan ottaisivat kenet tahansa, joka vaivautuu lähettämään heille kirjeen.
On sanomattakin selvää, että suurin osa vapaaehtoisten hakemuksista on ”vapaaehtoisia”, joten rekrytoijat ovat uteliaita niiden taustalla olevista syistä – yleensä vapaaehtoiset haluavat hankkia työkokemusta, kehittää taitojaan tai tukea omalta osaltaan yhteisöllisyyttä. Sen lisäksi, että rekrytoija haluaa tietää sinun motiivisi ja sen, sovitko sinä tehtävään ja sopiiko tehtävä sinulle, hän haluaa saada käsityksen mahdollisesta arvostasi tiimille ja sitoutumisesi asteesta.
Jos hakemuksesi ei ole itse asiassa ”vapaaehtoinen” – eli se on pakollinen koulun, työn tai jonkin muun tarkoituksen vuoksi – mieti, miten voit muotoilla tämän tiedon kirjeessä ilman, että se kääntyy sinua vastaan. Yritä myös tässä tapauksessa vakuuttaa, että kiinnostuksesi tehdä vapaaehtoistyötä ja halusi auttaa on aitoa.
