Toimistotyöntekijän työhakemuksen muotoilu
Perustelujen esittäminen ja oman tarinan kertominen on usein helpompaa, kun saatekirjeen muoto on looginen.
Toimistotyöntekijän työhakemuksen tulisi sisältää seuraavat osat:
- otsikko
- tervehdys
- johdanto
- keskimmäiset kappaleet (kirjeen runko)
- loppulause (joka sisältää lukijalle kehotuksen toimintaan)
Voit käyttää seuraavaa esimerkkiä toimistotyöntekijän työhakemuksesta oman kirjeesi pohjana:
Hyvä Ritva Metsälä,
Jo lapsena nautin siitä, että minulla oli kaikki langat käsissäni.
Kun Puukeskuksen työntekijä pyytää apua toimistotehtävissä, en ainoastaan suorita pyydettyä tehtävää, vaan suoritan sen mahdollisimman hyvin. Tämä vaatii järjestelykykyä, henkistä joustavuutta ja täydellistä keskittymistä kyseessä olevaan tehtävään. Minulla on viiden vuoden kokemus toimistotöistä ja olen aina saanut työni valmiiksi ajallaan. Kollegat ovat antaneet positiivista palautetta työni hyvästä laadusta. Toimistotyöntekijöiden on pidettävä langat käsissään ja suoritettava työt tarkasti.
Toimistotyöntekijöiden on osattava käyttää monenlaisia laitteita ja ohjelmia, hallittava modernit viestintämenetelmät ja suunniteltava ajankäyttönsä niin, että he voivat olla mahdollisimman hyvin avuksi mahdollisimman monille henkilöille. Olen kiinnostunut toimistoalalla vallitsevista uusista ajatuksista ja käytännöistä ja viikoittain julkaisemallani tuottavuusblogilla on 5 500 seuraajaa.
Viiden vuoden kokemus toimistotyöstä tekee minusta erinomaisen hakijan:
- Minulla on runsaasti kokemusta muodin alalta ja tunnen alan vaatimukset.
- Työetiikkani on erinomainen – suoritan 80–100 yksittäistä tehtävää päivässä ja nautin siitä, kun lista lyhenee.
- Olen aina valmis uusiin haasteisiin. Suoritan parhaillaan etäopiskeluna kaupallisen alan tutkintoa.
Saan energiaa kiireisistä päivistä. Kun tehtäviä sataa nopeaan tahtiin, en päästä yhtäkään niistä käsistäni ennen kuin tiedän tehneeni parhaani. Tehtävässäni toimistotyöntekijänä olen palvelualtis ja huomioin työni suunnittelussa myös muiden aikataulut, jotta meidän kaikkien työpäivä sujuu mahdollisimman joustavasti.
Olen hyvä työssäni ja valmis tarttumaan tehtävään kuin tehtävään. Jos en osaa jotakin asiaa, opettelen sen tai pyydän apua muilta.
Jos olette sitä mieltä, että minä sopisin Puukeskus-tiimiin, pyydän teitä ottamaan huomioon hakemukseni. Uskoisin olevani arvokas ja luotettava lisä teidän toimistotiimiinne.
Työhakemuksen otsikko
Vakioasettelussa on varattu tunnistetiedoille ja otsikoille omat paikkansa, mikä nopeuttaa ja yksinkertaistaa tekstin laatimista ja helpottaa lukemista. Nykyään suurin osa hakemuksista jätetään verkossa, jolloin otsikon ensisijainen tarkoitus on osoittaa, että asiakirja on sinun. Monissa suurissa organisaatioissa työhakemus kulkee työpöydältä toiselle. On tärkeää, että otsikkosi sisältää tarvittavat tiedot, kuten nimesi, ammattisi ja yhteystietosi, jotta rekrytoija voi ottaa sinuun helposti yhteyttä.
Työhakemuksen otsikon tarkoitus on antaa tärkeät yhteystiedot, kiinnittää huomiota kirjeeseen ja saada työhönottaja muistamaan kirjeen vielä senkin jälkeen, kun hän on lukenut muiden hakijoiden kirjeitä.
Työhakemuksen tervehdys
Tervehdys on vain lyhyt lause, mutta se on yksi tärkeimmistä keinoista osoittaa, että ymmärrät, mihin sävyyn sinun on sopiva tervehtiä työhönottajaa. Yleissääntönä voidaan pitää, että jos et ole varma, mitä sävyä käyttää, on parempi pelata varman päälle ja käyttää muodollisempaa tervehdystä, joka sisältää työhönottajan sukunimen. Yleensä epävirallisemmat tervehdykset, kuten ”Hei”, toimivat hyvin lähetettäessä työhakemus sähköpostitse.
Työhakemuksen tervehdyksen tarkoitus on aloittaa kirje kunnioittavasti ja yrityksessä käytettävää viestintätyyliä noudattaen.
Hyvä Ritva Metsälä,
Työhakemuksen johdanto
Toimistotyöntekijän tärkeimpiä taitoja ovat hyvä viestintä ja tehokas asiakaspalvelu. Voit osoittaa omaavasi nämä ominaisuudet esittelemällä itsesi kirjeen alussa ystävällisellä ja huomiota herättävällä tavalla. Ei ole olemassa joka tilanteeseen sopivaa aloitusta, mutta osuva työhön liittyvä anekdootti tai muu kiinnostava asia voi muodostaa teeman, joka johdattelee lukijaa läpi kirjeen. Samalla saat etumatkaa niihin hakijoihin nähden, jotka ilmoittavat ympäripyöreästi olevansa kiinnostuneita XYZ-työpaikasta.
Työhakemuksen johdannon tarkoitus on kiinnittää lukijan huomio vahvalla ja mielenkiintoisella johdantolauseella, jossa esitettyä ajatusta kehitetään eteenpäin kirjeen rungossa.
Jo lapsena nautin siitä, että minulla oli kaikki langat käsissäni.
Kun Puukeskuksen työntekijä pyytää apua toimistotehtävissä, en ainoastaan suorita pyydettyä tehtävää, vaan suoritan sen mahdollisimman hyvin. Tämä vaatii järjestelykykyä, henkistä joustavuutta ja täydellistä keskittymistä kyseessä olevaan tehtävään. Minulla on viiden vuoden kokemus toimistotöistä ja olen aina saanut työni valmiiksi ajallaan. Kollegat ovat antaneet positiivista palautetta työni hyvästä laadusta. Toimistotyöntekijöiden on pidettävä langat käsissään ja suoritettava työt tarkasti.
Johdanto kuvaa taitavasti monisuorittamista ja intohimoasi monisuorittamiseen. Tämä yksi lause antaa käsityksen tulevasta ja kertoo jotakin kirjoittajan persoonallisuudesta.
Työhakemuksen keskimmäinen osa (runko)
Runko on kirjeen tärkein osa. Se antaa sinulle tilaisuuden kertoa tarkemmin suurimmista saavutuksistasi, motivaatiostasi ja taidoistasi. Pyri havainnollistamaan onnistumisiasi lyhyillä esimerkeillä, joissa selität tilanteen, suorittamasi toimet ja niiden tuloksena syntyneet myönteiset muutokset. Tämä on tilaisuutesi esitellä niitä positiivisia ominaisuuksiasi, jotka eivät ilmene riittävän selvästi ansioluettelostasi. Pyri herättämään rekrytoijan kiinnostus, jotta hän kutsuu sinut haastatteluun kertomaan työkokemuksestasi lisää. Seuraavassa työhakemuksen rungon esimerkissä käytetään numerotietoja väitteiden havainnollistamiseen.
Kun Puukeskuksen työntekijä pyytää apua toimistotehtävissä, en ainoastaan suorita pyydettyä tehtävää, vaan suoritan sen mahdollisimman hyvin. Tämä vaatii järjestelykykyä, henkistä joustavuutta ja täydellistä keskittymistä kyseessä olevaan tehtävään. Minulla on viiden vuoden kokemus toimistotöistä ja olen aina saanut työni valmiiksi ajallaan. Kollegat ovat antaneet positiivista palautetta työni hyvästä laadusta. Toimistotyöntekijöiden on pidettävä langat käsissään ja suoritettava työt tarkasti.
Toimistotyöntekijöiden on osattava käyttää monenlaisia laitteita ja ohjelmia, hallittava modernit viestintämenetelmät ja suunniteltava ajankäyttönsä niin, että he voivat olla mahdollisimman hyvin avuksi mahdollisimman monille henkilöille. Olen kiinnostunut toimistoalalla vallitsevista uusista ajatuksista ja käytännöistä ja viikoittain julkaisemallani tuottavuusblogilla on 5 500 seuraajaa.
Viiden vuoden kokemus toimistotyöstä tekee minusta erinomaisen hakijan:
- Minulla on runsaasti kokemusta muodin alalta ja tunnen alan vaatimukset.
- Työetiikkani on erinomainen – suoritan 80–100 yksittäistä tehtävää päivässä ja nautin siitä, kun lista lyhenee.
- Olen aina valmis uusiin haasteisiin. Suoritan parhaillaan etäopiskeluna kaupallisen alan tutkintoa.
Saan energiaa kiireisistä päivistä. Kun tehtäviä sataa nopeaan tahtiin, en päästä yhtäkään niistä käsistäni ennen kuin tiedän tehneeni parhaani. Tehtävässäni toimistotyöntekijänä olen palvelualtis ja huomioin työni suunnittelussa myös muiden aikataulut, jotta meidän kaikkien työpäivä sujuu mahdollisimman joustavasti.
Olen hyvä työssäni ja valmis tarttumaan tehtävään kuin tehtävään. Jos en osaa jotakin asiaa, opettelen sen tai pyydän apua muilta.
Työhakemuksen rungon tarkoitus on antaa yksityiskohtaisia tietoja kiinnostavimmista kokemuksistasi, esitellä ongelmanratkaisutaitojasi sekä kertoa vahvuuksistasi ja työtavoistasi.
Työhakemuksen viimeinen kappale
Kirje kannattaa päättää positiiviseen sävyyn, joka vastaa selkeästi lukijan kysymykseen: "Mitä lisäarvoa tämä henkilö tuo yritykselleni?". Pyri kirjeen lopussa houkutella lukijaa ottamaan yhteyttä. Voit kertoa, että tulisit mielelläsi haastatteluun ja halutessasi voit vielä toistaa yhteystietosi. Yritä antaa itsestäsi energinen ja varma vaikutelma kuulostamatta kuitenkaan vaativalta. Päätä kirje ammattimaiseen ja ystävälliseen sävyyn. Sopivia lopputervehdyksiä ovat muun muassa ”Ystävällisin terveisin” tai ”Parhain terveisin”.
Jos olette sitä mieltä, että minä sopisin Puukeskus-tiimiin, pyydän teitä ottamaan huomioon hakemukseni. Uskoisin olevani arvokas ja luotettava lisä teidän toimistotiimiinne.
