Toimiston hallinto on uskomattoman monipuolinen ja palkitseva urapolku. Toimistopäällikön ansioluettelosta on käytävä ilmi, että hän hallitsee hyvin monenlaisia asioita. Mutta miten kirjoitat ansioluettelon, joka kattaa tämän kaiken? Pitääkö sen kattaa kaikki? Tässä artikkelissa kerromme, kuinka voit:
- laatia toimistopäällikön ansioluettelon, joka on sekä kattava että tehtävään räätälöity
- kertoa yksityiskohtaisesti, miten pidät yrityksesi kaikki osa-alueet toiminnassa
- varmistaa, että käytät oikeita avainsanoja läpäistäksesi ATS-karsinnan
- esittää ansioluettelossa selkeästi ne taitosi, jotka ovat hakemasi työpaikan kannalta tärkeimpiä.
Ansioluettelopohjamme ja ansioluettelotyökalumme auttavat sinua luomaan ansioluettelon, joka vakuuttaa unelmiesi työnantajan siitä, että heidän elämänsä on paljon helpompaa, jos he päättävät palkata sinut. Autamme sinua myös pääsemään läpi automatisoidun hakijaseurantajärjestelmän (ATS-järjestelmän) suorittamasta karsinnasta.
Miten voit voittaa ATS-algoritmin?
Automatisoitu hakijaseurantajärjestelmät eli ATS-järjestelmät perustuvat ansioluetteloiden analysointiin avainsanojen perusteella. Koska toimistopäällikön ansioluettelo on niin monipuolinen, avainsanojen valinta ja käyttö voivat olla ratkaisevia. Jos ATS-järjestelmä ei havaitse ansioluettelossa tarpeeksi avainsanoja, ansioluettelo voi karsiutua jo ennen kuin se päätyy ihmisen luettavaksi. Valitse avainsanat sen jälkeen, kun olet perehtynyt huolellisesti työnkuvauksen ja tehtävän laajuuteen.
Esimerkki ansioluettelon profiilitekstistä: harkitse tarkkaan, millaisen kuvan annat itsestäsi
Vain muutamalla virkkeellä sinun on saatava lukija uskomaan, että "tämä henkilö pystyy mihin tahansa". Kuka tahansa voi kirjoittaa luettelon työtehtävistä, mutta kaikki eivät pysty kertomaan tunteikkaasti ja intohimoisesti siitä, miten ja miksi he tekevät työtään. Työnantajien on tunnettava, että heidän toimistopäällikkönsä on uskomattoman luotettava, ja tämä on mahdollista vain vetoamalla heidän tunteisiinsa. Profiilitekstissä sinulla on tilaisuus herättää työhönottajan luottamus.
Dynaaminen toimistopäällikkö, jolla on laaja kokemus toimistohallinnon valvonnasta tuottavan ja myönteisen työilmapiirin varmistamiseksi.
Taitava tarjoamaan erinomaista päivittäistä hallinnollista tukea johdolle ja henkilöstölle. Sitoutunut jatkuvaan ammatilliseen ja henkilökohtaiseen kasvuun.
Esimerkki työkokemusosiosta: keskity olennaiseen
Jos pitäisi laatia luettelo siitä, mitä kaikkea toimistopäällikköä pyydetään tekemään kuukauden aikana, luettelo olisi erittäin pitkä. Työkokemusosion kirjoittamisessa haastavaa on se, että sinulla on vain muutama lyhyt rivi kutakin työpaikkaa varten, mikä ei riitä työn laajuuden välittämiseen. On tärkeää antaa tulevalle työnantajalle kokonaiskuva siitä, mihin pystyt, ja paras tapa on kertoa kokemuksesta, jota olet saanut eri työpaikoissa. Uusimmille työpaikoille on tietysti varattava enemmän tilaa, mutta tämä ei tarkoita sitä, että työhönottajat suhtautuisivat vanhempiin tehtäviin vähemmän kriittisesti. Hyödynnä käytössä oleva tila tehokkaasti.
Työkokemusosion muunneltava esimerkki
Toimistopäällikkö paikassa Arkkitehtitoimisto Lahtinäkymä, Lahti
heinäkuu 2017
- Valvon menestyksekkäästi päivittäistä toimintaa ja työskentelen tehokkuuden edistämiseksi.
- Ylläpidän koko toimiston kalentereita ja avustan tapahtumien ja matkojen järjestämisessä.
- Hallinnoin myyjiä ja toimistotarvikkeiden, ohjelmistojen ja laitteiden hankintaa.
- Ylläpidän koko toimiston laajuisia protokollia työntekijöiden käsikirjan ja COVID-ohjeiden mukaisesti.
- Avustan kirjanpitäjää yrityksen palkanlaskennassa, maksujen suorittamisessa, saatavien perinnässä, kulukorvausten maksamisessa ja kirjanpidossa.
- Olen yhteydessä asiakkaisiin hankkeeseen liittyvissä asioissa ja annan asianmukaista tukea hankkeiden sujuvuuden varmistamiseksi.
- Loin hankelaskuja ja seurasin hankkeen kuluja.
Toimistopäällikkö paikassa Kylpylä Kielo, Lahti
lokakuu 2014 - kesäkuu 2017
- Tarjosin optimaalista toimistotukea vilkkaassa terveyspalveluja tarjoavassa päiväkylpylässä.
- Valvoin vastaanottotoimiston toimia kannattavuuden varmistamiseksi ja poikkeuksellisen palvelun ja arvon tarjoamiseksi jokaiselle asiakkaalle.
- Hallitsin tehokkaasti vastaanottohenkilöstön toimintaa ja pyrin saavuttamaan parhaan mahdollisen asiakastyytyväisyyden.
- Vastasin puheluihin, koordinoin asiakkaiden aikatauluja ja huolehdin asiakkaiden saumattomasta hoidosta ja seurannasta.
- Avustin tapahtumien markkinoinnissa ja myynninedistämisessä toteuttamalla tehokkaita sähköpostimarkkinointikampanjoita.
Esimerkki taito-osiosta: sopiva sekoitus
Toimistopäällikön tehtävä on niin monipuolinen, että on tärkeää sisällyttää ansioluetteloon sopivasti kovia ja pehmeitä taitoja - mahdollisuuksien mukaan myös muutamia aitoja esimerkkejä. Pidemmät esimerkit voit sisällyttää työkokemusosioon ja yksittäiset sanat ja lyhyet lauseet (joskus toistuvat) taidot-osioon.
- Asiakaspalvelu
- Viestintätaidot
- Hallinnollisten tehtävien monisuorittaminen
- Tehokas ajankäytön hallinta
- Kirjanpito
- Toimistotehtävien tuntemus
- Toimistotekniikka
Esimerkki toimistopäällikön ansioluettelon koulutusosiosta
Vaikka liiketalouteen tai markkinointiin liittyvä tutkinto on suositeltava, monet toimistopäälliköt ovat siirtyneet tehtävään hallinnollisista tehtävistä. Toimistopäällikön yleistä ymmärrystä yrityksen toiminnasta pidetään tärkeämpänä kuin teoreettista pätevyyttä, mutta sinun kannattaa silti luetella kaikki asiaankuuluvat koulutukset, jotka olet suorittanut.
Taloustieteen kandidaatti, Turun yliopisto, Turku
elokuu 2018 — huhtikuu 2019
Viestinnän kandidaatti, Jyväskylän yliopisto, Jyväskylä
syyskuu 2012 — toukokuu 2014
Ansioluettelon asettelu ja muotoilu: ensivaikutelma
Tehtäväsi käytännönläheisyyden tulisi näkyä ansioluettelon ulkoasun selkeytenä. Älä sorru antamaan liian pitkiä kuvauksia kokemuksistasi – muotoile teksti selkeästi ja tiiviisti. Älä kirjoita ansioluetteloa liian täyteen, sillä tyhjä tila auttaa lukijaa keräämään ajatuksiaan ennen kuin hän siirtyy seuraavaan osaan.
Tärkeimmät ohjeet toimistopäällikön ansioluettelon laatimisiin
- Korosta tärkeää rooliasi organisaation ytimessä.
- Kuvaile, millaisia vaikutuksia sinulla on liiketoiminnan eri toimintoihin ja tasoihin.
- Pyri profiilitekstissä antamaan työnantajalle käsitys siitä, millaista on työskennellä kanssasi.
- Havainnollista kovia ja pehmeitä taitojasi sekä saavutuksiasi antamalla niistä konkreettisia esimerkkejä.
- Varmista, että ansioluettelosi ulkoasu korostaa tärkeimpiä saavutuksiasi.
- Kerro mitä, miten, missä, milloin ja miksi tietyt toimet ovat johtaneet haluttuun tulokseen.
