Onnea! Olet tehnyt kovan työn ja saanut sen maagisen työtarjouksen. Et tahtonut uskaltaa lukea koko sähköpostiviestiä, mutta siinä se nyt on, mustaa valkoisella. Nyt haluat luonnollisesti tietää, kuinka työtarjous hyväksytään.
Työtarjouksen hyväksyminen on työnhaun viimeinen vaihe. Tässä blogissa käsittelemme seuraavia aiheita, joista voi olla sinulle hyötyä, kun valmistaudut hyväksymään tarjouksen:
- Mikä on työtarjouksen hyväksymisviesti?
- Työtarjouksen hyväksyminen sähköpostitse (viisi askelta)
- Vinkkejä työtarjouksen hyväksymiseen sähköpostitse
- Esimerkki työtarjouksen hyväksymiskirjeestä
- Malli työtarjouksen hyväksymisestä sähköpostitse
Mitä sinun täytyy tehdä ennen kuin hyväksyt työtarjouksen? Mieti. Kaikessa rauhassa. Pelkkä työtarjouksen saaminen ei tarkoita, että sinun tarvitsee hyväksyä se heti. Lähes aina sinulla on neuvotteluvaraa ja useimmat työnantajat ovat iloisia kuullessaan kohtuullisen vastatarjouksen. Lähetä virallinen työtarjouksen hyväksymisviesti vasta, kun olet tyytyväinen kaikkeen.
Mikä on työtarjouksen hyväksymisviesti?
Työtarjouksen hyväksymisviesti on virallinen työnhaun asiakirja, jolla vahvistetaan suostumus työtarjouksen ehtoihin. Se on pakollinen osa jokaista rekrytointiprosessia – suullinen sopimus voi joissain olosuhteissa olla laillisesti sitova, mutta viestin lähettäminen sähköpostitse on paljon tavallisempaa. Työtarjouksen hyväksyminen paperikirjeellä on nykyään harvinaista.
Rekrytoija, palkkaava esimies tai henkilöstöpäällikkö antaa sinulle ohjeet siitä, kuinka muotoilla työtarjouksen hyväksymiskirje ja mitä siihen tulee sisällyttää, mutta myös tämän blogin ehdotuksista voi olla apua.
Mitä sanot, kun saat työtarjouksen? Usein työtarjous sisältää “vastaa viimeistään” -päivämäärä, mutta yleensä siihen ei tarvitse vastata heti. Haluat ehkä odottaa muita mahdollisia tarjouksia ennen päätöstäsi, joten pidä työnantaja ajan tasalla ja kerro tilanteestasi rehellisesti. Älä lähetä työtarjouksen hyväksymisviestiä, jos tiedät, että saatat muuttaa mielesi viikon tai kahden kuluttua. Tämä voi pilata maineesi sekä työnantajien että rekrytoijien silmissä.
Kuinka hyväksyä työtarjous sähköpostitse?
Kun hyväksyt työtarjouksen sähköpostitse tai kirjoitat sähköpostiviestin liitteenä lähetettävän työtarjouksen hyväksymiskirjeen, noudata vakioasettelua. Kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin:
- Muotoile toimiva otsikko.
- Selvitä, kenelle kirje on osoitettava.
- Ilmaise kiitollisuutesi ja ilosi hyväksymisestä.
- Liitä viestiin suostumuksesi perusehdot.
- Allekirjoita viesti ammattimaisesti.
Seuraavassa eri osien yksityiskohtaisemmat ohjeet.
1. Muotoile toimiva otsikko
Henkilöstöpäälliköt saavat satoja sähköposteja joka päivä, mutta työtarjouksen hyväksymisviesti on huomioitava ja tallennettava oikeaan paikkaan tulevaa käyttöä varten. On siis tärkeää muotoilla otsikko, joka täyttää käytännön vaatimukset. Nyt ei ole oikea hetki heittäytyä luovaksi.
Kirjoita otsikkoon ”*työnimike* työtarjouksen hyväksyminen” ja sen jälkeen oma nimesi (halutessasi lihavoituna). Voit lisätä päivämäärän otsikkoon, mutta se ei ole kovin tavallista
Esimerkiksi: “Varastopäällikön työtarjouksen hyväksyminen – Harri Hakala”
2. Harkitse, kenelle kirje on osoitettava
Et ehkä ole varma, kenelle hyväksymisviesti pitäisi lähettää. Normaalisti työtarjouksessa on mainittu, kuinka hyväksyminen on suoritettava.
Jos et ole varma, kenelle työtarjouksen hyväksymisviesti pitäisi osoittaa, yleinen nyrkkisääntö on lähettää sähköposti sekä palkkaavalle esimiehelle että HR-edustajalle (jotta molemmilla on tiedot siitä). Parasta on lähettää se suoraan tulevalle pomollesi (ja osoittaa tervehdys hänelle) ja kopio (CC) HR-edustajalle.
3. Ilmaise kiitollisuutesi ja ilosi hyväksymisestä
Palkkaava esimies odottaa ja toivoo, että olet iloinen työpaikan saamisesta. Työnantaja on sijoittanut huomattavan määrän aikaa työnhakuprosessiin, joten on kohteliasta ilmaista olevasi ilmoinen ja kiitollinen saamastasi mahdollisuudesta.
Sinun ei enää tarvitse vaikuttaa työhönottajaan, joten hillitse innostustasi ja keskity kirjeessä hyväksymään saamasi työtarjous.
4. Liitä viestiin suostumuksesi perusehdot
Työtarjouksen hyväksymiskirjeen keskeinen tarkoitus on kerrata työtarjouksen ehtoja ja vahvistaa, että hyväksyt tarjouksen. Riittää, että ilmoitat hyväksyväsi sinulle tiettynä päivänä lähetetyn työtarjouksen ehdot, mutta selkeyden vuoksi voit halutessasi sisällyttää kirjeeseen lisätietoja (koska tämä viesti tai kirje arkistoidaan).
Sisällytettäviä tietoja ovat muun muassa työnimike, sovittu palkka ja edut (kuten vuosiloma) sekä työsuhteen alkamispäivämäärä. Näiden tietojen mainitseminen on muodollisuus, joka voi estää väärinkäsitysten syntymistä.
Lähetä hyväksymisviesti vasta, kun olet neuvotellut työtarjouksen kaikki yksityiskohdat. Työtarjouksen hyväksyminen ennen sopimuksen yksityiskohdista sopimista voi johtaa ongelmiin myöhemmin. Voit lähettää epävirallisia sähköposteja joko palkkaavalle esimiehelle tai henkilöstöosastolle, jos haluat muuttaa sopimukseen merkittyjä tietoja, kuten työsuhteen aloituspäivämäärää, joustotyöjärjestelyjä tai muita etuja.
Palkan ja muiden etujen neuvottelu
Olet saanut tarjouksen, mutta se ei tarkoita, että sinun on hyväksyttävä kaikki tarjouksessa asetetut ehdot. HR-henkilöstö on tottunut neuvottelemaan työhönottoprosessin aikana. Palkan lisäksi voit neuvotella seuraavista ehdoista:
- Lomapäivät
- Joustava työaika
- Etätyö
- Terveysedut
- Bonukset ja bonusrakenne
Muista neuvotella näistä eduista ennen hyväksymiskirjeen lähettämistä, koska hyväksymiskirjeellä hyväksyt kaikki sopimuksen ehdot.
5. Allekirjoita viesti ammattimaisesti
Liitä viestin tai kirjeen loppuun sama allekirjoitus, jota käytät muussakin ammattimaisessa kirjeenvaihdossa. Loppuun ei tarvitse sisällyttää mitään muuta. Vastusta kiusausta kirjoittaa loppuun jotakin koristeellista tai filosofista.
”Ystävällisin terveisin” tai “Parhain terveisin” sekä koko nimesi riittää.
Lähetä työtarjouksen hyväksymisviesti vasta, kun olet saanut virallisen työtarjouksen kirjallisena. Palkkaava esimies saattaa antaa suullisen tarjouksen, mutta pyydä häntä lähettämään se kirjallisena, ennen kuin vastaat. Näin vältyt väärinkäsityksiltä ja varmistat, että sopimus on sitova.
Esimerkki työtarjouksen hyväksymiskirjeestä
Hyvä Harri Salonen
Kiitos ajastanne viime viikolla – nautin todella tapaamisesta tiimin kanssa.
Olisin erittäin iloinen saadessani talouspäällikön roolin Kaleva Oy:ssä. Keskustellun mukaan palkan määrä on 4000 euroa kuukaudessa. Vuosiloma määräytyy vuosilomalain ja noudatettavan työehtosopimuksen mukaan. Irtisanomisaika on sopimuksen molemmilla osapuolilla 1 kuukausi.
En malta odottaa työn aloittamista pyydettynä päivänä 7. elokuuta 2024. Jos voin ennen työn alkamista olla vielä jotenkin avuksi, pyydän ottamaan yhteyttä numeroon (0400) 555 6453.
Ystävällisin terveisin
(oikea allekirjoitus)
Petra Malinen
Malli työn hyväksymisviestistä sähköpostitse
Hyvä Maarit Markkanen,
Olen kiitollinen ajastanne keskustellessamme työtarjouksesta viime viikon aikana ja iloinen, että olemme ratkaisseet kaikki avoimet asiat. Olen omistautunut menestymään tässä työtehtävässä ja odotan malttamattomana, että pääsen vihdoin aloittamaan. Hyväksyn virallisesti osa-aikaisen toimistoapulaisen työtarjouksen, jonka tänä aamuna lähetitte.
Kuten sovittu, aloituspalkka on 1280 euroa kuukaudessa suhteutettuna kahteen päivään viikossa. Kuukauden kuluttua on mahdollisuus lisätä työaikaa kolmeen päivään viikossa.
Odotan muuttoa Helsinkiin ja lopun tiimin tapaamista aloituspäivänä 24. heinäkuuta 2023. Jos teillä on sillä välin kysymyksiä, älkää epäröikö ottaa minuun yhteyttä tämän sähköpostiosoitteen kautta.
Parhain terveisin
Jaana Vaarala
Tärkeimmät ohjeet
Työtarjouksen hyväksymisviestin kirjoittaminen on hieno hetki, nauti siitä. Seuraava askel urallasi alkaa, kun painat lähetä-nappia.
- Pyydä tarjous kirjallisena ennen työtarjouksen hyväksymisviestin lähettämistä.
- Sinulla on aikaa ennen hyväksymistä – harkitse tarkkaan ennen viestin lähettämistä.
- Kirjoita selkeä ja lyhyt kirje, joka sisältää keskeiset sopimustiedot.
- Ilmaise olevasi innostunut aloittamaan työt.
