Mikään ei piristä mielialaa yhtä tehokkaasti kuin työtarjous – etenkin, jos sitä on edeltänyt väsymätön työnhaku. Vaikka olisit päättänyt kieltäytyä tästä mahdollisuudesta, tarjous voi silti tuntua palkitsevalta.
Joka tapauksessa rekrytoijalle kannattaa lähettää kiitosviesti, ja mitä pikemmin sen parempi. Lupaamme, ettei sen kirjoittaminen vie kauaa tai ole vaikeaa. Olemme koonneet avuksesi sarjan yksinkertaisia vaiheita sekä vinkkejä, malleja ja esimerkkejä. Tässä blogissa käsittelemme seuraavat asiat:
- Mikä on kiitosviesti rekrytoijalle?
- Mihin sitä käytetään?
- Kiitosviestin kirjoittaminen
- Malleja ja esimerkkejä
Tarvitsetko apua ammattimaisen ansioluettelon luomisessa? Kokeile testattuja ansioluettelopohjiamme ja aloita ansioluettelosi rakentaminen.
Mikä on kiitosviesti rekrytoijalle?
Se saattaa kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta rekrytoijalle lähetettävän kiitosviestin päätarkoitus on ilmaista kirjallisesti kiitollisuutesi työnantajalle.
Samanaikaisesti kiitosviestissä yleensä ilmoitetaan, hyväksytkö vai hylkäätkö työtarjouksen. Viesti saattavat myös sisältää kysymyksiä tehtävästä tai pyynnön selventää palkkaamiseen liittyviä yksityiskohtia.
Tyypillisesti kiitosviestin vastaanottaja on sama henkilö, joka tarjosi sinulle tehtävää – ehkä palkkaava esimies, jonka kanssa olet ollut jatkuvasti tekemisissä hakiessasi työtä.
Miltä kiitosviesti rekrytoijalle näyttää ja kuinka se lähetetään
Mikä tahansa seuraavista tavoista luoda ja lähettää kiitosviesti työtarjouksesta ovat hyväksyttäviä:
- Viesti sähköpostin rungossa– kirjoita otsikkoon oma nimesi ja "kiitos"
- Erillinen asiakirja, joka on muotoiltu käyttäen vakioasettelua
- Liitettynä tai linkitettynä sähköpostiviestiin
- Tulostettu paperiversio, joka lähetetään postitse tai toimitetaan käsin
Muista kaikissa tapauksissa sisällyttää tervehdys, joka sisältää vastaanottajan nimen: "Hyvä Etunimi Sukunimi." Päätä viesti kohteliaasti käyttäen esimerkiksi tervehdystä "Parhain terveisin" tai "Ystävällisin terveisin" oman nimesi yläpuolella.
Miksi kiitosviesti rekrytoijalle on tärkeä ja hyödyllinen?
Pintapuolisesti kiitosviesti työtarjouksesta on vain ammatillinen kohteliaisuus. Osoitat arvostusta tarjotusta uramahdollisuudesta sekä ajasta ja huomiosta, jonka hakemuksesi sai rekrytointiprosessin aikana. Tämä yksinkertainen ja suoraviivainen viesti on kuitenkin enemmän kuin pelkkä kohteliaisuus.
Tarjous hyväksytty
Paras tapa hyväksyä sinulle tarjottu tehtävä kirjallisesti on kiitosviestissä. Kirjallinen hyväksyntä on suositeltavaa, vaikka olisit jo antanut suullisen hyväksyntäsi puhelinkeskustelussa tai kasvokkain. Kirjallinen viesti dokumentoi tulevan työnantajan ja työntekijän välisen viestin. Vaikkei se ole työsopimuksen korvike laillisessa mielessä, sillä on hallinnollinen tarkoitus.
Kiitosviesti on myös kätevä paikka esittää kysymyksiä tehtävästä, vahvistaa työsuhteen yksityiskohtia ja pyytää lisäkeskustelua sopimuksen viimeistelemiseksi.
Kiitos, mutta ei kiitos
Kiitosviestissä voit myös hylätä työtarjouksen kohteliaasti osoittaen silti kiitollisuutta. Kun toimit näin, vuorovaikutuksesi tämän työnantajan kanssa päättyy positiiviseen sävyyn, ja ovi jää raolleen jatkoa varten.
Kun otetaan huomioon työhönottoprosessiin käytetty aika ja vaiva, kunnioittavaan sävyyn laadittu hylkäyskirje saa vastaanottajan tuntemaan, että asia on harkittu huolellisesti. Kiitosviesti on tyylikäs päätös viestintään potentiaalisen työnantajan ja työntekijän välillä.
Kuinka kirjoittaa kiitosviesti työtarjouksen jälkeen
Lupasimme, ettei tämä kirje ole vaikea tai aikaa vievä kirjoittaa. Se on lyhyt ja ytimekäs asiakirja, jonka pitäisi sisältää seuraavat osat seuraavassa järjestyksessä:
- Sano kiitos.
- Hyväksy tai hylkää työtarjous.
- Kysy tai vahvista yksityiskohtia ja seuraavia vaiheita.
- Anna yhteystietosi ja kiitä uudelleen.
Kerromme seuraavaksi tarkemmin eri osien kirjoittamisesta.
1. Ensiksi tärkein: kiitos
Siirry suoraan asiaan kiittämällä työtarjouksesta. Varsinkin jos on kyse isommasta palkkaavasta organisaatiosta, muista kiittää työnantajaa – sekä mahdollisesti myös osastoa tai yksikköä – nimeltä ja täsmennä tehtävänimike, jota hait.
Kerro, että arvostat huomiota, jonka sait työnhakijana. Jos joku muu kuin kirjeen vastaanottaja oli mukana aikaisemmassa vaiheessa – esimerkiksi tarkastamassa hakemustasi tai haastattelemassa sinua – mainitse nämä henkilöt nimeltä.
2. Päätöksesi: hyväksy tai hylkää tarjous
Seuraavaksi tulee ilmaisu, jossa vastaat suoraan itse työtarjoukseen hyväksymällä tai hylkäämällä sen. Ensimmäisessä tapauksessa on täysin hyväksyttävää kuulostaa innostuneelta! Vältä kuitenkin yliampuvia tunteenpurkauksia.
Työtarjouksen hylkääminen vaatii hieman enemmän hienovaraisuutta. Pyri vaikuttamaan kohteliaalta, kunnioittavalta ja ammattimaiselta. Suora on parempi kuin kiertelevä, mutta älä ole liian suorasukainen. Vältä kuulostamasta kylmältä, etäiseltä, välttelevältä tai keinotekoisen viralliselta.
Halutessasi voit ilmaista lyhyesti syyn hylkäämiseen, mutta sen pidempää selittelyä ei tarvita. Kerro, että haluat mielelläsi pysyä yhteydessä työnantajaan tulevia mahdollisuuksia silmällä pitäen.
3. Lisää tulossa: pyydä tietoja yksityiskohdista ja työhönottoprosessin seuraavista vaiheista
Ennen kuin hyväksyt työtarjouksen, saatat haluta esittää kysymyksiä tai varmistaa, että olet ymmärtänyt oikein kaiken, mitä siihen mennessä on sovittu. Pidä tämä osio lyhyenä. Voit myös yksinkertaisesti ilmaista, että olet valmis sopimaan tapaamisen tai puheluajan näiden asioiden käsittelemiseksi.
4. Tässä olen... kiitos taas
Varmista, että työnantajan on helppo ottaa sinuun yhteyttä. Anna yhteystietosi päätöskappaleessa, jonka jälkeen voit kiittää vielä kerran saamastasi mahdollisuudesta.
Tarkista ja hio
kirjoitusohje, jota korostamme usein, pätee myös kiitosviestiin, oli se sitten kuinka lyhyt tahansa. Varmista ennen viestin lähettämistä, että se on tarkistettu perusteellisesti ja muokattu asianmukaisesti.
Tässä ei ole sijaa lipsahduksille: kieliasun on oltava moitteeton ja ulkoasun siisti ja johdonmukainen. Viestin on oltava selkeä, tiivis ja kohtelias. Muista tarkistaa vastaanottajan nimi ja oikea kirjoitusasu kahdesti.
Rekrytoijalle lähetettävän kiitosviestin mallit ja esimerkit
Voit vapaasti muunnella seuraavia malleja ja esimerkkejä omiin tarkoituksiisi. Voit käyttää näitä kiitosviestejä hyväksyessäsi tai hylätessäsi työtarjouksen. Yksi versio on muotoiltu sisällytettäväksi sähköpostiviestin runkoon ja toinen lähetettäväksi sähköpostiviestin liitteenä tai siihen linkitettynä. Jälkimmäisen voi myös tulostaa allekirjoitettavaksi ja lähettää postitse paperiversiona.
1: Kiitoskirje ja työtarjouksen hyväksyminen – sähköpostiviestin rungossa lähetettävä viesti
Aihe: <Nimesi> Kiitos ja hyväksyntä
Arvoisa <Vastaanottajan nimi>,
Kiitos mahdollisuudesta työskennellä <Työnantajan nimi>ssa <tehtävänimike tai kuvaus>. Arvostan aikaa ja huomiota, jonka hakemukseni on saanut <laajenna tarvittaessa>.
Olen iloinen saadessani hyväksyä tehtävän ja odotan innolla <täsmennä jotakin työhön, työpaikkaan tai aloituspäivään liittyvää>.
Haluaisin nyt tarkentaa <täsmennä asia, josta sinulla on kysymyksiä tai haluat varmistaa>. Pyytäisin ottamaan minuun yhteyttä puhelimitse <puhelin> tai sähköpostitse <sähköposti>, jotta voimme sopia tapaamisen näiden asioiden käsittelyä varten.
Haluan vielä kerran kiittää tästä mahdollisuudesta. Olen todella innoissani päästessäni aloittamaan <työnantajan nimi>ssa!
Parhain terveisin,
<Nimesi>.
Seuraava kiitosviestin ja työtarjouksen hyväksynnän malli perustuu yllä olevaan sähköpostiviestimalliin
Aihe: Kaisa Kataja Kiitos ja hyväksyntä
Arvoisa herra Männikkö,
Kiitos tarjouksesta työskennellä Luonnon Ystävät ry:ssä lasten luontokoulun ohjaajana. Arvostan aikaa ja huomiota, jonka hakemukseni on saanut haastattelupaneelin jäseniltä.
Olen iloinen voidessani hyväksyä tehtävän ja odotan innolla tulevia retkiä nuorten kanssa sekä yhteistyötä muiden ohjaajien kanssa.
Haluaisin vielä varmistaa työsopimuksen yksityiskohdat, erityisesti työajan joustavuuden suhteen leirien ja retkien aikana. Voitte olla yhteydessä minuun puhelimitse 040 555 5555 tai sähköpostitse [email protected], jotta voimme sopia tapaamisen näiden asioiden käsittelyä varten.
Haluan vielä kerran kiittää tästä mahdollisuudesta. Olen todella innoissani päästessäni aloittamaan Luonnon Ystävissä!
Parhain terveisin,
Kaisa Kataja
2: Kiitosviesti ja työtarjouksen hylkäys – asettelu kirjeen muotoon
<Oma nimi>
<Oma Osoite>
<Oma Puhelinnumero>
<Oma Sähköpostiosoite>
<Päiväys>
<Vastaanottajan nimi>
<Vastaanottajan tehtävänimike>
<Työnantajan nimi>
<Vastaanottajan osoite>
Arvoisa <Vastaanottajan nimi>,
Kiitos mahdollisuudesta työskennellä <Työnantajan nimi>ssa <tehtävänimike tai kuvaus>. Arvostan aikaa ja huomiota, jonka hakemukseni on saanut <laajenna tarvittaessa>.
Valitettavasti joudun kieltäytymään tehtävästä tällä hetkellä. Kun punnitsin eri vaihtoehtoja <laajenna halutessasi>, toinen vaihtoehto vaikutti paremmin sopivalta nykyisiin olosuhteisiini.
Saatuani tilaisuuden <jotain uutta tietoa tai oivalluksia, joita tuli ilmi palkkausprosessin aikana> jätti minut entistä <täsmennä vaikutelma> <jotain vaikuttavaa organisaatiosta>. Olen edelleen kiinnostunut <jotain organisaation toiminnoista/liiketoiminnasta/saavutuksista> ja toivon pysyväni teihin yhteydessä.
Haluan vielä kerran kiittää tästä mahdollisuudesta <Työnantajan nimi>lla.
Parhain terveisin,
<Oma nimi>
Seuraava kiitosviestin ja työtarjouksen hylkäyksen esimerkki perustuu yllä olevaan kirjeen malliin.
Siiri Siitoin
Kukkakaari 12 A 1
20540 Turku
040 1234 567
5.7.2023
Antti Virtanen
Rekrytointipäällikkö
SuperMainos Oy
Mainoskatu 3
20100 Turku
Arvoisa Antti Virtanen,
Kiitos mahdollisuudesta työskennellä SuperMainos Oy:ssä graafikkona. Arvostan aikaa ja huomiota, jonka hakemukseni on saanut haastatteluprosessin aikana luovan tiimin jäseniltä.
Valitettavasti joudun kieltäytymään tehtävästä tällä hetkellä. Kun punnitsin eri vaihtoehtoja perhesyistä, Design Housen tarjous vaikutti paremmin sopivalta nykyisiin olosuhteisiini.
Tiimin työskentelytapoihin ja yrityskulttuuriin tutustuminen sai minut entistä vaikuttuneemmaksi SuperMainoksen maineesta alan huippuosaajana. Olen edelleen kiinnostunut yrityksen menestystarinoista ja toivon pysyväni teihin yhteydessä.
Haluan vielä kerran kiittää tästä mahdollisuudesta SuperMainos Oy:llä.
Parhain terveisin,
Siiri Siitoin
Tärkeimmät ohjeet rekrytoijalle lähetettävän kiitosviestin kirjoittamiseen
- Kiitosviesti on hyvä lähettää heti työtarjouksen saamisen jälkeen.
- Kiitosviestissä sinulla on tilaisuus osoittaa arvostusta työnantajaa kohtaan ja samalla virallisesti hyväksyä tai hylätä työtarjous. Lisäksi voit esittää kysymyksiä tehtävästä tai pyytää saada keskustella sopimuksen yksityiskohdista. Jos kieltäydyt tehtävästä, kiitollisuuden osoittaminen on silti asianmukaista. Aina on hyvä myös ilmoittaa, että haluat pysyä yhteydessä.
- Kiitosviestin kirjoittaminen on yksinkertainen, suoraviivainen tehtävä, joka sisältää vain muutaman selkeän askeleen. Tarjoamme käyttöösi muunneltavia malleja ja esimerkkejä, jotka helpottavat tehtävää entisestään.
