Yliopistolle, apurahan myöntävälle taholle tai avustusjärjestölle kirjoitettava, ansioluettelon mukaan liitettävä motivaatiokirje, jossa kerrot miksi haluat jotakin, toimii paljon paremmin kuin kirje, jossa keskityt kertomaan (joskus vähemmän oleellisesta) käytännön kokemuksestasi. Kokemus ilmenee joka tapauksessa ansioluettelostasi.
On tärkeää huomata, että motivaatiokirje ei ole sama asia kuin työhakemuskirje.
Työhakemus lähetetään ansioluettelon mukana haettaessa työpaikkaa ja siinä kerrotaan yleensä tarkasti työnhakijan urasta. Kun haet yliopistopaikkaa, apurahaa tai työharjoittelupaikkaa, työkokemuksella ei ole suurta merkitystä ja siksi motivaatiokirjeessä on hyvä keskittyä vastaamaan kysymykseen ”miksi”.
Kuinka motivaatiokirje työpaikkaa, harjoittelupaikkaa tai opiskelupaikkaa varten kirjoitetaan? Tässä oppaassa käsittelemme seuraavat kohdat, jotka auttavat sinua kirjoittamaan vaikuttavan motivaatiokirjeen;
Yliopistopaikkojen, apurahojen ja työharjoittelupaikkojen hakijoilla on usein hyvin samanlaiset edellytykset tulla valituiksi. Motivaation selittäminen hyvin muotoillussa ja mieleenpainuvassa motivaatiokirjeessä auttaa sinua erottumaan joukosta.
Kokemus vs. määrätietoisuus tämän päivän työnhaussa
Työnhakua koskevassa kirjallisuudessa neuvotaan usein miettimään, mitä kokemuksesi kertoo työnantajalle sinun potentiaalistasi. Määrätietoisuus ja motivaatio jätetään usein mainitsematta kokemuksiin painottuvassa urakertomuksessa. Jos olen tehnyt jotain aiemmin, pystyn siihen uudestaan. Tämä tekee toki vaikutuksen, mutta ”miksi” jätetään usein käsittelemättä.
Kun suunnittelet jotakin uutta opintojen/apurahan/vapaaehtoistyön saralla, aiemmat suorituksesi eivät ole niin tärkeitä, koska sinua odottavat aivan uudenlaiset haasteet. Tärkeintä on motivaatiosi sekä se, että aiot ottaa kaiken irti uudesta tilaisuudesta.
Motivaatiokirje on yhden sivun (noin 200–400 sanan) pituinen henkilökohtainen myyntipuhe, jossa kerrot taustastasi, taidoistasi ja motivaatiostasi suorittaa yliopisto-opintoja, saada apuraha, suorittaa työharjoittelu tai tehdä vapaaehtoistyötä.
Onko motivaatiokirje sama asia kuin työhakemus? Ei, ne ovat eri asia. Motivaatiokirjettä käytetään erityistilanteissa kokemuksesta tarkemmin kertovan ansioluettelon lisänä ja toisin kuin työhakemuksessa (jota käytetään palkallisen työn hakemiseen), motivaatiokirjeessä painotetaan hakijan motivaatiota. Motivaatiokirje vastaa kysymyksiin koskien sitä, miksi haluat saada tämän tilaisuuden, kuinka sinä sovit siihen ja kuinka osaat tehdä yhteistyötä, kasvaa ja osallistua.
Oppilaitokset ja avustusjärjestöt valitsevat mieluiten työlleen omistautuneita opiskelijoita ja vapaaehtoisia, joten kerro tarkkaan henkilökohtaisista tavoitteistasi ja pyri luomaan myös tunnetasolla yhteys lukijaan.
Milloin kirjoitetaan motivaatiokirje?
Motivaatiokirjeet jaetaan yleensä eri tyyppeihin sen mukaan, millaiseen organisaatioon ne lähetetään:
Mitä motivaatiokirjeeseen kirjoitetaan? Kuinka kerrot siitä, mikä sinua motivoi?
Vaikka motivaatiokirjeen tarkoitus ja käyttö eroaa työhakemuksesta, niiden rakenne on hyvin samanlainen. Työhakemuksen tapaan motivaatiokirje sisältää seuraavat kohdat:
Motivaatiokirje on suostutteleva teksti, jonka aloituksessa on heti kiinnitettävä lukijan huomio. Tekstin runko sisältää vaikuttavia esimerkkejä ja kirjeen lopussa on hyvä antaa lukijan ymmärtää, että sinulla on vielä paljon enemmän kerrottavaa.
Apurahan tai työharjoittelupaikan pyytäminen motivaatiokirjeen lopussa ei kuulosta vaativalta, kun se muotoillaan oikein.
Kuinka kirjoitan lyhyen motivaatiokirjeen?
Näin kirjoitat motivaatiokirjeen Cvapp.fi-työkalun avulla
Koska motivaatiokirjeen ja työhakemuskirjeen rakenne on melkein sama, voit käyttää CVapp.fi-sivuston työkalua molempien kirjeiden kirjoittamiseen. Kirjoittaminen onnistuu helposti ja nopeasti, sillä työkalu:
Säästä aikaa ja vaivaa. Kaikki edellä mainitut neuvot on huomioitu tehokkaan online-työkalumme kehittämisessä!
Ensin sinun on saatava kaikki mielessäsi risteilevät asiat paperille.
Ennen kuin alat muotoilla vakuuttavia argumentteja tiedossa olevaa tilaisuutta varten, mieti tarkkaan, mitä toivot tämän tilaisuuden tuovan sinulle. Jotkut motivaatiosi eivät ehkä liity tarjolla olevaan tilaisuuteen ja aivoriiheen panostaminen auttaa sinua valitsemaan oleelliset argumentit motivaatiokirjeeseen.
Kirjoita asiat, joita toivot apurahan/opiskelupaikan/vapaaehtoistyön tuovan sinulle. Kirjoita rohkeasti ylös kaikki, mitä sinulle tulee mieleen. Kun ajattelet tätä merkittävää uutta vaihetta elämässäsi, mitkä henkilökohtaiset syyt auttavat sinua tavoittamaan mahdottomilta tuntuvia haasteita?
Henkilökohtaisten motiivien lista on luultavasti pidempi kuin uskotkaan ja tärkeimmät motiivit muodostavat motivaatiokirjeesi rungon.
Alkutervehdys on motivaatiokirjeen muihin osiin verrattuna lyhyt, mutta silti oleellisen tärkeä. Useimmiten perinteinen ”Hyvä etunimi sukunimi” on turvallinen valinta, mutta muista kaksi tärkeää sääntöä:
Tärkeintä on taustatyö. Motivaatiokirjeitä voidaan lähettää hyvin erilaisiin organisaatioihin, joten niiden sävy vaihtelee suuresti. Jos lähetät motivaatiokirjeen yliopistoon/korkeakouluun, käytä hieman virallisempaa tervehdystä. Voit lisätä nimen yhteyteen vastaanottajan tittelin. Vähemmän virallisissa organisaatioissa, kuten avustusjärjestöissä, tai hakiessasi työharjoittelupaikkaa nuorekkaasta yrityksestä, voit käyttää pelkkää etunimeä. Käytä epävirallista tervehdystä vain siinä tapauksessa, että esimerkiksi työharjoittelupaikkailmoitus on kirjoitettu epäviralliseen sävyyn. Jos et ole varma, mitä sävyä sinun tulee käyttää, ole mieluummin liian virallinen kuin liian epävirallinen.
Luodaksesi tarkemman kuvan organisaatiosta ja vastaanottajasta, voit etsiä tietoa googlaamalla ja tutustua yrityksen verkkosivustoon sekä sosiaaliseen mediaan. Huomaa, että ”Arvoisa vastaanottaja” poistui muodista vuosikymmeniä sitten. Henkilökohtaisen yhteyden luomiseksi on tärkeää, että osoitat kirjeen oikealle henkilölle. Juuri tämä voi erottaa onnistumisen epäonnistumisesta.
Kun olet kirjoittanut yhteystietosi kirjeen ylätunnisteeseen ja osoittanut kirjeen oikealle henkilölle, on vuorossa johdanto, joka on samalla ensimmäinen tilaisuutesi kiinnittää lukijan huomio.
Asettaudu oppilaitoksen tai organisaation asemaan. Miltä he haluavat, että ihmisistä tuntuu, kun he tulevat opiskelemaan tai töihin? Millainen pelinavaus auttaa sinua erottumaan muista hakijoista?
Kerro heille, kuinka he voivat olla merkittävä osa sinun matkaasi.
Motivaatiokirjeen rungossa sinulla on tilaisuus kertoa, kuinka sinun motivaatiosi sopii tarjolla olevaan tilaisuuteen.
Jos haet PhD-ohjelmaan, kerro tarkasti perustellen, miksi olet kiinnostunut aiheesta. Jos haet vapaaehtoispaikkaa, kerro innostuneesti, miksi haluat toimia kyseisellä alalla. Jos haet apurahaa, kerro opinnoistasi sekä siitä, mitä koulutus merkitsee tulevaisuutesi kannalta.
Motivaatiokirjeen vapaamuotoisuus tarjoaa mahdollisuuden vaikuttaa lukijaan aivan eri tavalla kuin ansioluettelossa. Ansioluettelo vetoaa lukijan loogiseen vasempaan aivopuoliskoon ja saa hänet ajattelemaan: ”Tässä on asiaa.” Motivaatiokirje vetoaa hänen tunteiden ohjaamaan oikeaan aivopuoliskoonsa ja saa hänet ajattelemaan: ”Ymmärrän sinua.”
Motivaatiokirjeen rungon sanavalinnat määrittävät jo etukäteen haastattelun sävyä. Kun olet oma itsesi, vedät puoleesi sinulle sopivia tilaisuuksia.
Varmista lopuksi, että motiivisi sopivat sen oppilaitoksen tai organisaation arvoihin ja tavoitteisiin, johon osoitat kirjeesi. Jopa kaikkein vetoavin tarina jää huomaamatta, jos se ei aiheuta lukijassa tunnetta, että ”kuulut joukkoon”.
Motivaatiokirjeen viimeisen kappaleen tulisi sisältää innostunut toteamus, ei anteeksipyytelevää ”Mitä mieltä olette?” -ajatusta.
Toive päästä haastatteluun on enemmän kuin muodollisuus, se on toive saada kertoa lisää innostuksestasi.
Motivaatiokirjeen päätöskappale on viimeinen tilaisuus osoittaa asenteesi, joten vältä toistamasta itseäsi. Antamalla lukijalle kuvan, että sinulla on vielä paljon enemmän kerrottavaa, houkuttelet häntä ottamaan yhteyttä. Säästä ainakin yksi vaikuttava tarina loppulauseeseen ja herättele näin lukijan uteliaisuutta.
Esitä sen jälkeen vielä toiveesi päästä haastatteluun. Muista, että vaikka motivaatiosi olisi kuinka huima, älä ilmaise olevasi varma haastattelukutsun saamisesta, sillä se voi kuulostaa ylimieliseltä.
Onnistuneen motivaatiokirjeen 5 perusasiaa
1. Täytät esitetyt akateemiset (ja muut) vaatimukset.
2. Sinulla on samat arvot kuin organisaatiolla.
3. On selvää, miksi haluat tämän tilaisuuden.
4. Tämä askel sopii tiellesi luontevasti.
5. Luot lukijaan yhteyden tunnetasolla.
Motivaatiokirje on tarkkaan harkittu suostutteleva teksti. Sivustomme työhakemuspohjat sopivat motivaatiokirjeen rakenteen luomiseen, mutta muista olla tarkkana sisällön suhteen. Seuraavassa on muutamia ohjeita, jotka kannattaa huomioida:
Mikä motivoi minua hakemaan paikkaa ja kuinka kirjoitan täydellisen motivaatiokirjeen? Tarinasi sovittaminen seuraavien ajatusten ympärille voi auttaa.
Kuvittele, että istut apurahakomitean tai avustusjärjestön johtajan edessä ja sinulla on kolme minuuttia aikaa kertoa itsestäsi.
Mitä kertoisit? Miten kerrot luontevasti siitä, mikä sinua kiinnostaa?
Motivaatiokirje, jossa puhuttelet lukijaa suoraan ja kerrot kiinnostuksestasi luontevasti omin sanoin, on tehokkaampi kuin virallisen kuuloinen kirje.
Motivaatiollasi ei ole merkitystä oppilaitokselle tai avustusjärjestölle, jos se ei sovi heidän arvomaailmaansa. Organisaatiot valitsevat mieluiten samanhenkisiä opiskelijoita tai vapaaehtoisia, jotka toimivat tehokkaasti yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
Meillä on kaikilla kokemusta ryhmätyöstä, jossa yksi ryhmän jäsen häiritsee muiden työtä tekemällä kaiken oman päänsä mukaan. Tutustu sinua kiinnostavan oppilaitoksen tai organisaation arvoihin ja varmista motivaatiokirjeen oikea sävy.
Ansioluettelo kertoo tosiasiat (mahdollisesti vielä rajallisesta) urakehityksestäsi, mutta voit silti ripotella saavutuksia myös motivaatiokirjeeseen kontekstin luomiseksi.
On tärkeää ankkuroida motivaatio mitattavissa olevaan kokemukseen, sillä ilman kontekstia motivaatio voi vaikuttaa toiveajattelulta. Esimerkkien ei tarvitse liittyä suoranaisesti tulevaisuudensuunnitelmiisi, mutta niiden on hyvä liittyä jollakin tavalla motivaatioosi.
Hyvän tarinan tapaan motivaatiokirjeen on annettava lukijalle kuva siitä, mitä haluat saavuttaa, ja kuinka suuri sinun kunnianhimosi on. Tylsä motivaatiokirje ei vakuuta ketään myöntämään sinulle yliopistopaikkaa tai tehtävää vapaaehtoisena.
Osoita, että tarjolla oleva tilaisuus yhdistää menneet kokemuksesi luontevalla tavalla tulevaisuudensuunnitelmiisi. Yliopisto, apurahat ja vapaaehtoistehtävät ovat kaikki askelkiviä uuteen suuntaan. Jos et kuvaile tulevaisuudensuunnitelmiasi, kirjeen vastaanottaja ei tiedä, miksi tarjolla oleva tilaisuus on sinulle tärkeä.
Vaikka argumenttisi olisivat vakuuttavia, pienetkin kieli- tai muotoiluvirheet voivat häiritä lukijaa ja saada hänen mielenkiintonsa herpaantumaan.
Tarkkuus on tärkeä ominaisuus useimmissa akateemisissa ja vapaaehtoistehtävissä, joten varaa riittävästi aikaa tekstin tarkistamiseen. Vielä parempi on, jos voit tarkistuttaa tekstin henkilöllä, joka tuntee sinut hyvin. Hän voi antaa arvokasta palautetta myös kirjeen sisällöstä.
Käsittelee motivaatiokirjeessä kysymystä ”miksi”.
Motivaatiokirjeet sisältävät henkilökohtaisia havaintoja, joille ei ole tilaa ansioluettelossa. Hyvässä motivaatiokirjeessä hakija kertoo tiivistetyssä muodossa ja omin sanoin, miksi tarjolla oleva tilaisuus on hänelle tärkeä.
Kuten edellä mainitsimme, motivaatiokirjettä käytetään yleisesti kolmessa tilanteessa, nimittäin yliopisto-, apuraha- ja työharjoitteluhakemusten yhteydessä. Vapaaehtoistyön hakemiseen käytetään myös motivaatiokirjeitä, mutta vapaaehtoisilla on usein enemmän kokemusta, jolloin kirje näyttää enemmän työhakemukselta (ja kuten mainitsimme, voit käyttää kirjeiden laatimisessa apuna työkaluamme).
Seuraavassa on kolme esimerkkiä motivaatiokirjeestä:
Mikä on motivaatiokirje yliopistopaikan hakemiseen? Ota huomioon seuraavat seikat:
Apurahaa haettaessa tärkeitä kysymyksiä ovat muun muassa:
Työharjoittelupaikoista on usein kova kilpailu – seuraaviin kysymyksiin vastaamalla takaat paikan hakemuspinon päällä:
Piditkö tästä sisällöstä? Käy CV-mallisivullamme ja luo itsellesi paras CV.