Kuinka kirjoittaa kiitosviesti rekrytoijalle (sisältää kopioitavia esimerkkejä)

Mikään ei piristä mielialaa yhtä tehokkaasti kuin työtarjous – etenkin, jos sitä on edeltänyt väsymätön työnhaku. Vaikka olisit päättänyt kieltäytyä tästä mahdollisuudesta, tarjous voi silti tuntua palkitsevalta. 

Joka tapauksessa rekrytoijalle kannattaa lähettää kiitosviesti, ja mitä pikemmin sen parempi. Lupaamme, ettei sen kirjoittaminen vie kauaa tai ole vaikeaa. Olemme koonneet avuksesi sarjan yksinkertaisia vaiheita sekä vinkkejä, malleja ja esimerkkejä. Tässä blogissa käsittelemme seuraavat asiat:

• Mikä on kiitosviesti rekrytoijalle?
• Mihin sitä käytetään?
• Kiitosviestin kirjoittaminen
• Malleja ja esimerkkejä

Mikä on kiitosviesti rekrytoijalle?

Se saattaa kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta rekrytoijalle lähetettävän kiitosviestin päätarkoitus on ilmaista kirjallisesti kiitollisuutesi työnantajalle.

Samanaikaisesti kiitosviestissä yleensä ilmoitetaan, hyväksytkö vai hylkäätkö työtarjouksen. Viesti saattavat myös sisältää kysymyksiä tehtävästä tai pyynnön selventää palkkaamiseen liittyviä yksityiskohtia.

Tyypillisesti kiitosviestin vastaanottaja on sama henkilö, joka tarjosi sinulle tehtävää – ehkä palkkaava esimies, jonka kanssa olet ollut jatkuvasti tekemisissä hakiessasi työtä. 

 Muista kaikissa tapauksissa sisällyttää tervehdys, joka sisältää vastaanottajan nimen: "Hyvä Etunimi Sukunimi." Päätä viesti kohteliaasti käyttäen esimerkiksi tervehdystä "Parhain terveisin" tai "Ystävällisin terveisin" oman nimesi yläpuolella.

Miksi kiitosviesti rekrytoijalle on tärkeä ja hyödyllinen?

Pintapuolisesti kiitosviesti työtarjouksesta on vain ammatillinen kohteliaisuus. Osoitat arvostusta tarjotusta uramahdollisuudesta sekä ajasta ja huomiosta, jonka hakemuksesi sai rekrytointiprosessin aikana. Tämä yksinkertainen ja suoraviivainen viesti on kuitenkin enemmän kuin pelkkä kohteliaisuus.

Tarjous hyväksytty

Paras tapa hyväksyä sinulle tarjottu tehtävä kirjallisesti on kiitosviestissä. Kirjallinen hyväksyntä on suositeltavaa, vaikka olisit jo antanut suullisen hyväksyntäsi puhelinkeskustelussa tai kasvokkain. Kirjallinen viesti dokumentoi tulevan työnantajan ja työntekijän välisen viestin. Vaikkei se ole työsopimuksen korvike laillisessa mielessä, sillä on hallinnollinen tarkoitus.

Kiitosviesti on myös kätevä paikka esittää kysymyksiä tehtävästä, vahvistaa työsuhteen yksityiskohtia ja pyytää lisäkeskustelua sopimuksen viimeistelemiseksi. 

Kiitos, mutta ei kiitos

Kiitosviestissä voit myös hylätä työtarjouksen kohteliaasti osoittaen silti kiitollisuutta. Kun toimit näin, vuorovaikutuksesi tämän työnantajan kanssa päättyy positiiviseen sävyyn, ja ovi jää raolleen jatkoa varten.

Kun otetaan huomioon työhönottoprosessiin käytetty aika ja vaiva, kunnioittavaan sävyyn laadittu hylkäyskirje saa vastaanottajan tuntemaan, että asia on harkittu huolellisesti. Kiitosviesti on tyylikäs päätös viestintään potentiaalisen työnantajan ja työntekijän välillä.

Kuinka kirjoittaa kiitosviesti työtarjouksen jälkeen

Lupasimme, ettei tämä kirje ole vaikea tai aikaa vievä kirjoittaa. Se on lyhyt ja ytimekäs asiakirja, jonka pitäisi sisältää seuraavat osat seuraavassa järjestyksessä:

1. Sano kiitos.
2. Hyväksy tai hylkää työtarjous.
3. Kysy tai vahvista yksityiskohtia ja seuraavia vaiheita.
4. Anna yhteystietosi ja kiitä uudelleen.

Kerromme seuraavaksi tarkemmin eri osien kirjoittamisesta.

1. Ensiksi tärkein: kiitos

Siirry suoraan asiaan kiittämällä työtarjouksesta. Varsinkin jos on kyse isommasta palkkaavasta organisaatiosta, muista kiittää työnantajaa – sekä mahdollisesti myös osastoa tai yksikköä – nimeltä ja täsmennä tehtävänimike, jota hait.

Kerro, että arvostat huomiota, jonka sait työnhakijana. Jos joku muu kuin kirjeen vastaanottaja oli mukana aikaisemmassa vaiheessa – esimerkiksi tarkastamassa hakemustasi tai haastattelemassa sinua – mainitse nämä henkilöt nimeltä.

2. Päätöksesi: hyväksy tai hylkää tarjous 

Seuraavaksi tulee ilmaisu, jossa vastaat suoraan itse työtarjoukseen hyväksymällä tai hylkäämällä sen. Ensimmäisessä tapauksessa on täysin hyväksyttävää kuulostaa innostuneelta! Vältä kuitenkin yliampuvia tunteenpurkauksia.

Työtarjouksen hylkääminen vaatii hieman enemmän hienovaraisuutta. Pyri vaikuttamaan kohteliaalta, kunnioittavalta ja ammattimaiselta. Suora on parempi kuin kiertelevä, mutta älä ole liian suorasukainen. Vältä kuulostamasta kylmältä, etäiseltä, välttelevältä tai keinotekoisen viralliselta.

Halutessasi voit ilmaista lyhyesti syyn hylkäämiseen, mutta sen pidempää selittelyä ei tarvita. Kerro, että haluat mielelläsi pysyä yhteydessä työnantajaan tulevia mahdollisuuksia silmällä pitäen. 

3. Lisää tulossa: pyydä tietoja yksityiskohdista ja työhönottoprosessin seuraavista vaiheista

Ennen kuin hyväksyt työtarjouksen, saatat haluta esittää kysymyksiä tai varmistaa, että olet ymmärtänyt oikein kaiken, mitä siihen mennessä on sovittu. Pidä tämä osio lyhyenä. Voit myös yksinkertaisesti ilmaista, että olet valmis sopimaan tapaamisen tai puheluajan näiden asioiden käsittelemiseksi.

4. Tässä olen... kiitos taas

Varmista, että työnantajan on helppo ottaa sinuun yhteyttä. Anna yhteystietosi päätöskappaleessa, jonka jälkeen voit kiittää vielä kerran saamastasi mahdollisuudesta. 

Tässä ei ole sijaa lipsahduksille: kieliasun on oltava moitteeton ja ulkoasun siisti ja johdonmukainen. Viestin on oltava selkeä, tiivis ja kohtelias. Muista tarkistaa vastaanottajan nimi ja oikea kirjoitusasu kahdesti. 

Rekrytoijalle lähetettävän kiitosviestin mallit ja esimerkit

Voit vapaasti muunnella seuraavia malleja ja esimerkkejä omiin tarkoituksiisi. Voit käyttää näitä kiitosviestejä hyväksyessäsi tai hylätessäsi työtarjouksen. Yksi versio on muotoiltu sisällytettäväksi sähköpostiviestin runkoon ja toinen lähetettäväksi sähköpostiviestin liitteenä tai siihen linkitettynä. Jälkimmäisen voi myös tulostaa allekirjoitettavaksi ja lähettää postitse paperiversiona.

1: Kiitoskirje ja työtarjouksen hyväksyminen – sähköpostiviestin rungossa lähetettävä viesti  

Seuraava kiitosviestin ja työtarjouksen hyväksynnän malli perustuu yllä olevaan sähköpostiviestimalliin

2: Kiitosviesti ja työtarjouksen hylkäys – asettelu kirjeen muotoon

Seuraava kiitosviestin ja työtarjouksen hylkäyksen esimerkki perustuu yllä olevaan kirjeen malliin.

Tärkeimmät ohjeet rekrytoijalle lähetettävän kiitosviestin kirjoittamiseen

• Kiitosviesti on hyvä lähettää heti työtarjouksen saamisen jälkeen.
• Kiitosviestissä sinulla on tilaisuus osoittaa arvostusta työnantajaa kohtaan ja samalla virallisesti hyväksyä tai hylätä työtarjous. Lisäksi voit esittää kysymyksiä tehtävästä tai pyytää saada keskustella sopimuksen yksityiskohdista. Jos kieltäydyt tehtävästä, kiitollisuuden osoittaminen on silti asianmukaista. Aina on hyvä myös ilmoittaa, että haluat pysyä yhteydessä.
• Kiitosviestin kirjoittaminen on yksinkertainen, suoraviivainen tehtävä, joka sisältää vain muutaman selkeän askeleen. Tarjoamme käyttöösi muunneltavia malleja ja esimerkkejä, jotka helpottavat tehtävää entisestään.